مشاوره نصب اتوماسیون اداری | انتخاب و راه اندازی کامل

هدف از مشاوره نصب سیستم اتوماسیون اداری، دستیابی سریع و آسان کارکنان یک مرکز به دانشی که جهت هدایت فرایندها و تکمیل پروژه ها نیاز دارند می باشد. به این ترتیب با بهره گیری از ابزارهای مناسب، یک مجموعه قادر است ارزش دارایی های اطلاعاتی را به نمایش گذاشته و همکاری میان کارمندان را بهبود ببخشد.
با چنین سیستمی در نهایت لزوم بکارگیری راه حل های پیچیده برای فعالیت ها، از بین می رود. مشاوره نصب سیستم اتوماسیون به افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها در محل کار کمک می کند. برای پیاده سازی یک سیستم کامل تنها نصب چندین نرم افزار خودکار کافی نبوده و مراحل مهمی باید طی گردد.

منظور از اصطلاح اتوماسیون اداری چیست؟

به منظور انجام کارهای روزمره در محیط کاری، ایجاد، گردآوری، ذخیره، آنالیز و اشتراک گذاری داده های محرمانه باید صورت گیرد. اتوماسیون اداری فرایندی خود به خود و بدون مداخله انسان بوده که انجام این موارد را با دقت بالا میسر می سازد. جهت اجرای چنین فرایندی در یک سازمان، دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون ضروری است.
برخلاف تصور برخی، اجرای اتوماسیون تنها به معنی حذف کاغذ از فرایندهای اداری و بکارگیری فرم های آنلاین و غیره نمی باشد. اگرچه تکنولوژی روز مانند ایمیل، درایوهای مشترک و غیره زمان انجام عملیات اداری موثر بوده اما، این به تنهایی منجر به خودکار شدن یک کسب و کار نمی گردد.

سیستم اتوماسیون اداری به چه معناست؟

این ابزار انتقال دیتاها بدون دخالت انسان و با دقت بالا را در یک مرکز میسر می سازد. مشاوره نصب سیستم اتوماسیون نحوه استفاده از این ابزار را تشریح می کند. این ابزارها ایمنی لازم را در هنگام گردآوری، مدیریت و تحلیل اطلاعات فراهم می کند. بهینه سازی و خودکار شدن فرایندهای تجاری به واسطه این سیستم میسر می شود.

ضرورت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری چگونه است؟

مزیت های بکارگیری این ابزار برای سازمان ها بسیار است. نیاز کمتر به تلاش فردی، ذخیره مقدار زیادی داده در فضای کم، ساده سازی کارهای روزمره و افزایش سرعت بازیابی اطلاعات از جمله این مزیت ها است. با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون امکان بهبود دیدگاه فرایندها و تشخیص مشکلات فراهم می شود.

اساسی ترین مزیت های اتوماسیون اداری

• راه اندازی این سامانه، نیاز به فعالیت دستی برای انجام کارهای روزانه را کاهش می دهد.
• این ابزار امکان بروز خطاهای دستی را به حداقل می رساند. همچنین با کاهش وظایف دستی، نارضایتی و بی حوصلگی کارکنان نیز کاهش می یابد.
• چنین ابزاری زمان پردازش فرایندها را کاهش می دهد و منجر به صرفه جویی در وقت می شود.
• مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و راه اندازی آن، بینش مناسبی در راستای تعیین معیارهای عملکرد فرایندها فراهم می کند.
• این سیستم نمایش فرایندها را بهبود داده و بدین ترتیب امکان تشخیص تنگناها فراهم می گردد.
• بکارگیری چنین ابزاری در یک سازمان، اتخاذ تصمیمات صحیح مبتنی بر داده ها را ممکن می سازد.
• گردش کار با اتوماسیون اداری پیشرفت می کند.
• امکان دیجیتالی شدن یک تجارت و کمترین نیاز به کاغذ با این ابزار فراهم می گردد.
• پیش بینی فرایندهای آتی توسط این سیستم میسر شده و امنیت بیشتری به همراه دارد.
• مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و پیاده سازی آن، سازمان را وادار به آزمایش و انتخاب گزینه های مناسب اتوماسیون می کند.
• این سیستم با حذف نیاز به انجام یکایک کارهای روزمره به صورت دستی، امکان تمرکز بر روی موارد استثنا را ایجاد کرده است.
• پردازش فعالیت های بیشتر با منابع کمتر با اتوماسیون اداری میسر شده است.
• استفاده کمتر از کاغذ نه تنها هزینه های تهیه آن، بلکه هزینه فراهم کردن کارتریج تونر و چاپگر را کم می کند و از نظر محیط زیستی نیز موثر و کارآمد است.
• مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و راه اندازی آن با امکان تمرکز بر فعالیت های مهم و ضروری، نوآوری و خلاقیت را به دنبال دارد.
• با اجرای این سیستم راه حل های مناسبی جهت ذخیره سازی ارائه شده و مدیریت داده ها به شکل هدفمند میسر می گردد. این امر برای ایجاد فایل ها، اسناد، ویرایش اطلاعات و ذخیره سازی و به اشتراک گذاری تغییرات موثر می باشد. خودکارسازی کارهای اداری در راستای رجوع به اسناد استاندارد، PDF، صفحات گسترده و تصاویر ضرورت دارد.
• با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و پیاده کردن آن، مدیریت دقیق داده ها ممکن می شود. این امر شامل تکنیک های مدیریت داده می باشد. مدیریت داده به معنی ایجاد و یا دستکاری اطلاعات نمی باشد. بلکه نظارت عملی مدیران برای تنظیمات ریل تایم را تسهیل می کند. نمونه هایی از ارائه های اتوماسیون اداری شامل سیستم تیکر، صورت حساب، تفویض وظایف و یادآور تیم می باشد.
• اشتراک گذاری اطلاعات کارآمد، تنها با یک کلیک توسط پیاده کردن و دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون تجاری میسر می شود. برنامه های انتقال دیتا، در محیط های مدرن امروزی از ضروریات می باشند. با این ابزار، اشتراک اسناد بایگانی، انجام ممیزی و شناسایی نقاط تنگنا تسهیل می شود.
• بهترین سطح دقت با این ابزار فراهم می شود. اتوماسیون هدفمند با عملکرد بهتر و دقیقتر در مقایسه با رویکردهای سنتی، اشتباهات و عواقب جبران ناپذیر آن را کاهش داده و یا از بین می برد.
• اتوماسیون راه حل های به صرفه ای را ارائه می دهد. یک نرم افزار اتوماسیون، احتیاج به یک تیم اختصاصی داخلی جهت انجام برخی روندهای پیچیده را از میان برداشته است. مشاوره نصب سیستم اتوماسیون مزیت های زیر را در راستای کاهش هزینه ها ارائه می دهد:
• برقراری ارتباطات از طریق شبکه، سفرهای طولانی مدت و پرهزینه به مکان های دور را حذف کرده است.
• احتیاج به نسخه های کاغذی از بین رفته است.
• به تهیه منابع اضافی نیازی وجود ندارد.
• ماهیت کاربر پسند این سیستم زمان آموزش را به کمترین میزان کاهش داده است.

مشاوره نصب سیستم اتوماسیون چه معایبی را برای آن متذکر می شود؟

در کنار مزیت های نام برده، راه اندازی چنین سیستمی می تواند برخی معایبی نیز به همراه داشته باشد از جمله:

• سرمایه گذاری ابتدایی برای راه اندازی این سیستم بالا بوده و امکان دارد عاملی بازدارنده باشد.
• این سیستم باعث اتکای تیم انسانی به فرایندهای خودکار و الکترونیکی می گردد.
• مدیریت اتوماسیون اداری مهارتی ویژه لازم دارد که شاید تمامی سازمان ها به این مهارت دسترسی نداشته باشند.
• امکان خودکار کردن فرایندهای اشتباه وجود دارد.
• خودکارسازی برخی فرایندها، کنش ها و ارتباط کارمندان و مشتری را کاهش می دهد.

مشاوره نصب سیستم اتوماسیون چه اجزاء ضروری را برای آن معرفی می کند؟

1. طراحی و مدلسازی فرایند

تسهیل گردش کار از اصلی ترین اهداف اتوماسیون سازمان می باشد. برنامه های اتوماسیون راه حل های منعطف و سازگار با احتیاجات سازمان را ارائه می دهند. اعمال تغییرات لازم در این سیستم با طراحی کاربر پسند میسر شده است.
در گذشته گردش کار مربوط به حوزه کدنویس های سخت افزاری بود اما تکامل نرم افزارهای گردش کار استفاده را برای برنامه نویس ها نیز در نظر گرفت. سیستم های مدرن کاربر تجاری را به جای کدنویس به عنوان ملاک اصلی قرار می دهند. با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون می توان ابزار مناسب که در راستای تقویت فرایندها کارکنان را یاری می کند شناسایی و انتخاب کرد.

2. طراحی سازگار با موبایل

طراحی سازگار با موبایل، استفاده از این سیستم را تسهیل کرده است. ابزار انتخابی میبایست امکان مدیریت از راه دور و در هر مکانی را فراهم کند. ابزار با کیفیت عملکرد مناسبی را برای موبایل ارائه می دهد همانطور که بر روی رایانه به خوبی مورد استفاده واقع می شود. سازگاری این ابزار با موبایل تعویق فعالیت ها به دلیل عدم حضور کارکنان در محیط دفتر را حل کرده است. بنابر مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، ابزاری مانند kissflow workflow در راستای ارائه خدمات بر روی موبایل به خوبی عمل می کند. اجرای فرایندها در یک فضای ابری امن از مهم ترین شاخصه های یک ابزار اتوماسیون است.

3. ادغام با نرم افزارها و ایجاد برنامه های منسجم

بسته های باکیفیت اتوماسیون قادر هستند به صورت یکپارچه با سایر سیستم هایی چون VoIP و برنامه CRM ترکیب شوند. انتقال در کمترین زمان و بدون توقف با این قابلیت فراهم شده است. دیگر مزیت این قابلیت کمک به کارکنان در راستای آشنایی و عادت به معماری و طراحی جدید می باشد. دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون در انتخاب یک ابزار ساده و قابل یکپارچه سازی موثر است.
در یک سازمان اداری از برنامه ها و ابزارهای متنوعی مانند پایگاه داده داخلی، ابزار اتوماسیون بازاریابی، نرم افزار مالی و CRM در کنار نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می شود. ابزار مناسب باید توانایی ادغام با این نرم افزارها را داشته باشد. بررسی نرم افزار اتوماسیون در راستای ارائه خدمات ادغامی و ایجاد اتصال به ابزارهایی مانند Zapier برای دسترسی به هزاران ابزار ابری از الزامات است.

4. شاخصه های مدیریت وظیفه (Task management)

با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و راه اندازی آن، ایجاد، تغییر و اصلاح وظایف بی درنگ میسر می شود. بدین ترتیب ضرب الاجل ها مورد توجه واقع شده و از عقب افتادن کارها جلوگیری می شود. امکان اشتراک این اطلاعات در مواقع لزوم دیگر مزیت آن می باشد.

5. پروتکل های امنیتی موثر

ایمنی سایبری مهم ترین دغدغه هر سازمانی است. سیستم اتوماسیون با بهره بردن از به روزترین و پیشرفته ترین گزینه های امنیتی موجود، معضلات را کاهش داده است. از جمله این راه حل های توصیه شده در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، شامل ذخیره سازی مبتنی بر فضای ابری و امتیازات دسترسی شخصی می باشد. اصلاح این پارامترها بر طبق نیازهای مرکز نیز قابل انجام است.

6. سیستم های ارتباطی

ارتباطات یکپارچه امری ضروری در هر سازمانی است. ارتباطات موثر برای دپارتمان های پشتیبانی نیز ابزاری موثر هستند. این ارتباطات در هنگام برگزاری جلسات جهت اشاره به توزیع ارقام ایجاد شده از حساب های پرداختنی به منظور هشدار به زینفعان، عنصری کلیدی به حساب می آیند که موفقیت تجارت را تضمین می کنند.

7. تجزیه و تحلیل و گزارش

با توجه به مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، ایجاد اصلاحات و تغییرات در راستای پیشگیری به موقع و پیشنهاد راه حل های تحلیلی، به واسطه دسترسی به KPI ها و پلتفرم های اتوماسیون اداری ممکن شده است.  به منظور آگاهی از سرعت و کیفیت نتیجه ابزار انتخابی، بررسی داده های تاریخچه فرایند از نکاتی است که در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون مطرح می شود. تهیه نرم افزار مجزا برای انجام بررسی و اندازه گیری داده های گردش کار، امری زمانبر می باشد. انتخاب یک ابزار مناسب که مجهز به ویژگی آنالیز باشد ضروری است.

8. گزینه های کنترل دسترسی

همانطور که دسترسی به محل کار برای افراد متفاوت محدود می باشد، میبایست دسترسی به نرم افزار اتوماسیون نیز محدود گردد. یک ابزار مناسب با درک نیاز مذکور، کنترل دسترسی را میسر می کند. این ویژگی مهم در هنگام انتخاب ابزار میبایست مدنظر قرار گیرد.

انواع ابزارهای سیستم اتوماسیون اداری کدام است؟

· مالی و بودجه

در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون این ابزار به عنوان ارائه دهنده خدمات آینده نگری و طرح ریزی واضح برای مسائل مالی معرفی می شود. ارزیابی تمامی منابع موجود با هدف طرح برنامه تجاری یکپارچه به واسطه ابزار بودجه صورت می گیرد. عملکرد این دستگاه بر پایه پایگاه داده بوده که منجر به ارائه بینش تجاری موثر در برنامه ریزی استراتژیک و کاربردی می شود. تنظیم اهداف مالی بلند مدت و کوتاه مدت به واسطه این ابزار میسر می گردد. برخی از این ابزار ها شامل:

• Float
• PlanGuru
• FreshBooks
• Scoro
• Xero

· استخدام

دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، شناخت ابزارها و کارایی های آنها را فراهم می کند. استخدام از دیگر ابزارهایی است که در سیستم اتوماسیون ارائه می شود. این ابزار شناسایی دقیق و سریع استعدادها را بدون سوگیری، برای بخش منابع انسانی به ارمغان می آورد. خودکار کردن پست های شغلی و ارزیابی نامزدهای موجود به واسطه این ابزار انجام می شود. این ابزار هم در راستای انتخاب استعدادها برای سازمان موثر بوده و هم تجربه خوشایندی برای نامزدها به همراه دارد. نمونه هایی از این ابزارها که توسط مشاوره نصب سیستم اتوماسیون معرفی می شود، شامل:

• Beamery
• HireHive
• Indeed
• Recruiterbox
• Zoho Recruit

· اتوماسیون زیرساخت ابری

برخورداری از یک سامانه اتوماسیون با زیرساخت ابری دقیق، کاهش زحمت و هزینه را در پی دارد. پیش از انتقال به فضای ابری، سیستم میبایست با ساختار آن هماهنگ و سازگار باشد. خودکارسازی زیرساخت های ابری، صرفه جویی در زمان و مدیریت سهل را در پی دارد. برخی از این ابزارها شامل:

• Ansible
• Appcore
• AWS CloudFormation
• Kubernetes
• Puppet

· امنیت

در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون توجه به ایمنی از مهم ترین نکات می باشد. ایمن سازی داده ها، در مقابل حملات سایبری و خطرات داخلی جهت حفاظت از دیتاها و ممانعت از سوء استفاده، ضرورت دارد. سرمایه گذاری بر سیستم امنیتی در راستای حفاظت از اعتبار اداری و داده ها، انتخاب هوشمندانه ای است. داده های عظیم یک سازمان بدون ابزارهای حفاظتی می تواند به عنوان عامل خطر برای آن تجارت محسوب شود.
ابزارهای اتوماسیون امنیتی صرفه جویی در زمان را برای تحلیلگران این بخش فراهم می کنند. با توجه به مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، عملکرد این ابزارها با ردیابی سهل انگاری ها و نقاط آسیب پذیر صورت می گیرد که رفع به موقع معضل را میسر می سازد. بهره گیری از این ابزار احتمال هر گونه خطای انسانی را از میان برداشته و اقدامات امنیتی لازم را توصیه می کند. برخی از این ابزارها شامل:

• Duo
• Intruder
• Kali Linux
• SolarWinds Security Event Manager
• Splunk

· مدیریت پروژه/ وظیفه

یکی دیگر از ابزارهایی که در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون مطرح می گردد، مدیریت پروژه است. این ابزار توزیع کار، منابع و مهارت ها را در راستای صرفه جویی بیشتر وقت مدیریت می کند. ارزیابی، مدیریت و بهینه سازی فرایندها در این ابزار انجام می گیرد. جمع آوری داده های گردش کار به صورت خودکار و ارائه افزونه های همکاری بهتر از دیگر مزیت های این ابزار است.
ابزار مدیریتی با تحلیل داده های موجود، راه حل های ساده ای برای فرایندهای فعلی پیشنهاد می دهد. تهیه گزارش از نحوه عملکرد تیم ها از دیگر دستاوردهای این ابزار است. برخی از ابزارهای مدیریتی مطرح شده در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون شامل:

• ClickUp
• Flow
• Com
• Trello
• Zappier

· تدارکات

این ابزار اتوماسیون، وظایف اضافی را حذف کرده و مطابق با مهارت های کارکنان مسئولیت ها را تعریف می کند. دیگر مزیت های این اتوماسیون، تعادل هزینه های مربوط به کارکنان، شفاف سازی، فراهم سازی زمان کافی برای کارهای استراتژیک، مدیریت هزینه ها، یافتن امکان پیشرفت های احتمالی و تسهیل ایجاد روابط سالم با تامین کنندگان است. نمونه های این ابزار شامل:

• Coupa
• e-Procure
• Precoro
• Procruify
• Tradogram

· مدیریت Saas

این ابزار برای تسهیل خدمات محصول در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون معرفی می گردد. در یک کمپانی کوچک به طور میانگین 20 تا 30 نرم افزار در راستای عرضه خدمات محصول به کار گرفته می شود. هر چه کمپانی گسترده تر باشد، تعداد این برنامه ها نیز بیشتر می شود.
بکارگیری این برنامه ها نیازمند مشاهده و آنالیز ریل تایم در سراسر مرکز می باشد که به واسطه اتوماسیون میسر می گردد. اتوماسیون مدیریت برنامه Saas گزارش هایی در رابطه با استفاده کلی و کار انجام شده توسط برنامه ها ارائه می دهد. مثال هایی از این برنامه که در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون ارائه می گردد، از جمله گزینه های زیر می باشد:

• Torii
• Blissfully
• Bettercloud
• Alpin
• CloudExchange

· اتوماسیون back office

تیم های سازمانی با بهره گرفتن از این ابزار، دسترسی آسان تری را به اسناد به دست آورده و ذخیره سازی اسناد نیز بهتر صورت می گیرد. مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، عملکردهای این سامانه را تشریح می کند. این ابزار تمامی عملیات سازمانی، دستکاری، تبادل و مدیریت داده را انجام داده و صرفه جویی در زمان و منابع را به دنبال دارد. بهترین ابزارهای اتوماسیون بک آفیس شامل:

• Another Monday
• Automation anywhere
• Blue Prism
• Linx
• UiPath

· اتوماسیون front desk

تغییرات مدرن در فرایندهای سنتی، کاتالیزور گردش کار تلقی می شود. با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و راه اندازی آن، می توان کنش ها و مدیریت تعامل با مشتری را خودکار کرد. این نوع اتوماسیون از فرایندهای متنوعی پشتیبانی به عمل می آورد. به همین سبب قابلیت های ابزارهای مختلف، متفاوت می باشد. این ابزار امکانات اضافی جهت مدیریت help-desk، مرکز تماس، نیروی فروش، پیکربندی محصول و دیگر عملیات بیشمار، را عرضه می کند. برخی از این ابزارها:

• Envoy
• LobbyGuard
• Sine
• SwipedOn
• Welkio

· ارتباطات

در یک سازمان تمامی اجزاء از جمله کارمندان، گروه، پروژه و مشتری به هم وابسته می باشند. مشاوره نصب سیستم اتوماسیون برخورداری از تسهیلات شبکه ای بهم پیوسته و قابل اطمینان را در راستای برقراری جریان مداوم ارتباط و همکاری، ضروری بیان می کند. محیط کار دیجیتالی میبایست خدمات ارتباطی چون: ادغام و توزیع دسترسی به دستگاه NAS، اینترانت اجتماعی، چت روم های گروهی و خصوصی، تالار گفتگو، صدور بلیط، ردیابی و کنفرانس صوتی و تصویری را ارائه دهد. از جمله ابزارهای ارتباط اتوماسیون شامل:

• 8×8
• Slack
• Uberconference
• Workplace
• Yarooms

· امکانات

از دیگر توصیه های مذکور در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، بکارگیری نرم افزاری ساده و قوی جهت ایجاد یک محیط اداری کارا و موفق است. بهره گیری از تکنولوژی و سیستم های اتوماسیون در ارائه تسهیلات عمومی برای کارکنان از جمله روشنایی مناسب، سیستم تهویه مناسب (HVAC) و امنیت فیزیکی در بهبود شرایط کاری تاثیرگذار است. از جمله ابزارهای تسهیلاتی شامل:

• Azzier
• Corrigo CMMS
• FMX
• Hippo
• Stockpile

· آنالیز و گزارش

با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون شناخت ابزارهای اتوماسیون از جمله ابزار مربوط به نظارت بر فرایندها تسهیل می شود. این ابزارها دیدگاهی را در مورد تیم ها و عملیات در حال انجام و یا فرایندهای آتی عرضه می کند. با آنالیز اطلاعات پایگاه داده توسط نرم افزار گزارش دهی، اتخاذ تصمیمات صحیح و تجسم مناسب میسر می شود. این ابزارها شامل هوش تجاری، عملکرد برنامه و گزارش سازمانی هستند. نمونه هایی از این ابزار:

• Zoho Analytics
• Tableau
• Answer rocket
• SAP Crystal
• Izenda Reports

· نیروی کار از راه دور

تحرک در محل کار در نکات ارائه شده در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون به عنوان امری ضروری بیان شده است. تکمیل اتوماسیون از راه دور، مزیت های مختلفی را به همراه دارد. بر اساس آمار و گزارشات صورت گرفته، راه اندازی این سیستم، کاهش هزینه عملیاتی، کاهش استرس و غیبت کارکنان و کمتر شدن ردپای کربنی را به ارمغان آورده و بهره وری را تا 30 درصد افزایش داده است. از جمله این ابزارها:

• BaseCamp
• Google Drive
• KissFlow
• Zapier

· امضای الکترونیکی

با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و راه اندازی آن می توان به ابزار امضای الکترونیکی دست یافت. مدارک کاربری امضا شده از دستاوردهای این ابزار برای سازمان است. دریافت امضاهای ضروری به صورت دیجیتالی از مزیت های این ابزار می باشد. پیگیری و ثبت تغییرات پس از مهر و موم سند به واسطه این ابزارها میسر می گردد. اجرای فعالیت ها با شفافیت و امنیت بالا و دسترسی افراد به قراردادها و وضعیت مدارک همگی به واسطه این ابزار امکانپذیر گردیده اند. از جمله نمونه های آن:

• Adobe Sign
• DocuSign
• HelloSign
• Secures Signing
• SignEasy

ملاحظات انتخاب ابزارهای اتوماسیون

1. مشاوره نصب سیستم اتوماسیون توصیه می کند که انتخاب ابزار بر اساس نیازهای سازمان صورت گیرد نه بر طبق ابزارهای موجود در بازار. اگرچه پیاده سازی اتوماسیون در تجارت مهم و ضروری می باشد اما تشخیص و شناسایی عملکردهایی که نیاز به خودکار شدن دارند از اهمیت بالایی برخوردار است چراکه خودکارسازی تمامی فرایندها گزینه مناسبی نیست. تمایز بین ابزارهای استراتژیک و قدرت نیروی انسانی از ضروریات است. به منظور انتخاب صحیح دیدگاه مشتری باید به عنوان ملاک قرار گیرد.
2. دیگر ملاحظاتی که در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون مطرح می گردد کنترل های دسترسی است. امتیاز دسترسی مزیت خوبی است که توسط سیستم اتوماسیون ارائه می گردد. انتخاب یک سیستم مناسب که امکان تعریف امتیازات دسترسی را فراهم می کند، ضروری است.
3. تاییدیه گردش کار از دیگر مواردی است در یک سیستم اتوماسیون مناسب عرضه می شود. ایجاد ساختار و فرایند تایید در عملیات تجاری از ضروریات می باشد.
4. از دیگر ملاحظات مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، امکان دسترسی در هر محل و زمانی می باشد. انتخاب اتوماسیون ابری و اجازه دسترسی به تاییدکننده در هر محل و زمانی از قابلیت هایی است که در سیستم اتوماسیون میبایست ارائه شود.
5. یک سیستم مناسب تمامی نرم افزارهای فعلی را یاری می کند. در هنگام بهره گیری از اتوماسیون اداری، یکپارچه کردن این نرم افزارها توصیه می شود.
6. در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون اداری، جهت آزمایش و اجرای موقت سیستم، به جای خرید، اجاره کردن برنامه ها توصیه می شود. به این ترتیب قبل از هر گونه سرمایه گذاری عظیم، امکان درک سیستم اتوماسیون فراهم می شود.

نرم افزار ایده آل سیستم اتوماسیون چه وظایفی را بر عهده دارد؟

در هنگام راه اندازی سیستم و دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون ، عملکردهای زیر برای یک سیستم ایده آل تعریف می شود:

• میزان فضای لازم جهت ذخیره سازی داده در آن کمتر است.
• عملیات ذخیره کردن و بازیابی داده را به ساده ترین شیوه انجام می دهد.
• بازیابی داده را بدون تاخیر ممکن می سازد.
• نیاز حفظ اسناد به شکل کاغذی را مرتفع ساخته است.
• از گردآوری دیتاهای اضافی ممانعت می کند.
• اجازه دسترسی را برای چندین نفر فراهم می کند.
• احتمال خطا را کم می کند.
• عدم اتلاف زمان و هزینه را در پی دارد.

کاربردها و مشاوره نصب سیستم اتوماسیون دیجیتال در قسمت های متفاوت یک سازمان

اتوماسیون تجاری در تمامی سطوح یک سازمان قابل مشاهده است. برخی از برنامه های کابردی آن در بخش های مجزای یک مرکز شامل:

کاربرد در بخش پذیرش کارکنان

استفاده های سیستم اتوماسیون دیجیتالی در بخش مربوط به پذیرش کارکنان به شکل زیر است:

• فرم های اطلاعات کارکنان و دیگر اسناد کاغذی مربوط به حساب بانکی توسط این برنامه تهیه می گردند.
• گردآوری اسناد مربوطه انجام می شود.
• تعیین مربیان و برنامه ریزی زمان بندی آنها به واسطه اتوماسیون صورت می گیرد.

کاربرد و مشاوره نصب سیستم اتوماسیون در بخش ارتباط با مشتری

• پشتیبانی مشتری به واسطه راه اندازی اتوماسیون تسهیل می شود.
• پاسخگویی خودکار به پرسش های عمومی با این ابزار انجام می شود.

کاربرد در بخش تدارکات

• مدیریت تاییدیه های دارای رتبه بالا جهت سفارش جدید به واسطه راه اندازی اتوماسیون دیجیتالی میسر می شود.
• تطبیق فاکتورها در این ابزار انجام می شود.

کاربرد و مشاوره نصب سیستم اتوماسیون در بخش استخراج فرایند

• با بکارگیری این سیستم بررسی انطباق در این بخش به خوبی انجام می شود.
• سیستم اتوماسیون در این بخش در ایجاد شواهد حسابرسی کاربرد دارد.
• اتوماسیون فرایندهای جدید به واسطه این سامانه تسهیل می گردد.
• کسب انطباق قانونی میسر می گردد.

کاربرد در بخش بانکداری

• روند پذیرش مشتری در بخش بانکداری توسط سیستم اتوماسیون به صورت خودکار انجام می شود.
• فرایند بررسی اعتبار از دیگر کاربردهای این سیستم در این بخش است.
• فرایند ارزیابی ریسک نیز به خوبی انجام می شود.

کاربرد و مشاوره نصب سیستم اتوماسیون در بخش فروش و تبلیغات

• انجام برآورد هزینه به صورت خودکار به واسطه این سیستم در بخش تبلیغات به خوبی میسر می گردد که سازمان را در راستای کاهش این هزینه ها و بهینه سازی آن یاری می کند.
• چرخه پردازش محصول را ارائه می دهد.
• تحقیقات بازار را در راستای فروش و تبلیغات بهینه انجام می دهد.

کاربرد و مشاوره نصب سیستم اتوماسیون در بخش درمانی

• نظارت بر فرایندهای نگهداری داده های پزشکی به واسطه این سیستم تسهیل شده است.
• فرایندهای پذیرش بیمار و عملیات مالی به صورت دیجیتالی انجام می شود.
• مستندسازی تعداد بیماران صورت می گیرد.
• نگهداری از بیماران و اتاق ها جهت تسهیل فوریت های پزشکی در این سامانه ثبت می شود.
• پیگیری عرضه دارو به واسطه این ابزار تسهیل می گردد.

معیارهای تعیین کارهای مختلف در سازمان که باید خودکار شوند

با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، شناسایی فرایندهای اصلی جهت تعیین کارهایی که میبایست خودکار شوند، انجام می شود. راه های متنوعی برای شناسایی این عناصر وجود دارد از جمله:

• شناسایی فعالیت های ارزش افزوده: به منظور درک و شناخت سرویس ها و محصولاتی که برای مشتریان باارزش تر است.
• تعیین مراحل لازم برای ارائه ارزش شناسایی شده: شناسایی و انجام فعالیت های کلیدی به منظور ارائه خدمات ارزشمند برای مشتریان میبایست مدنظر قرار گیرد.
• همکاری تیمی جهت شناسایی تغییرات: دریافت نظر کارکنان در رابطه با انتخاب بهترین شیوه، یکی دیگر از راهکارهای ارائه شده در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، جهت تعیین فعالیت های کلیدی و خودکار کردن آنها می باشد. با دریافت نظر گروهی می توان سریع ترین و دقیق ترین شیوه انجام کار را یافت.
• شناسایی ضایعات فرایندها: فعالیت های زمانبر و کم بازده کارکنان که نتایج با ارزش پایینی را به دنبال دارد، میبایست در این گام شناسایی شوند.
• اندازه گیری: میزان زمان تکمیل و سطح دقت را در فرایندهای فعلی باید مشخص کرد.

پس از شناسایی این موارد کلیدی، مدیران قادر هستند، فرایند اتوماسیون دفتر خود را آغاز کنند.

سیستم اتوماسیون چه انواعی دارد؟

با توجه به نکات مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، فرایندهای گردآوری، ترکیب و مدیریت اجزاء یک مرکز به یاری اتوماسیون صورت می گیرد. در رابطه با انواع اتوماسیون دفاتر به مواردی چون: بهره وری سازمانی، نرم افزار تجارت، اینترانت، مدیریت دانش، ادغام، ارتباطات، اموزش، کنترل داخلی و غیره می توان اشاره کرد. به منظور خودکار کردن عملیات ذخیره و گردآوری دیتا از سیستم های اتوماسیون استفاده می شود. بنا بر مشاوره نصب سیستم اتوماسیون موارد زیر برخی از انواع سیستم اتوماسیون و شیوه های خودکارسازی دیتاها می باشد.

• همکاری الکترونیکی
• ارتباطات الکترونیکی
• سیستم های دورکاری و مشارکتی
• انتشارات الکترونیک
• دستگاه فکس
• پست صوتی
• پست الکترونیکی
• ویدئو کنفرانس
• پردازش تصویر
• برنامه ریزی الکترونیکی

مثال هایی از اجرای اتوماسیون اداری در بخش های مختلف یک مرکز

· تایید اسناد

ایجاد سیستم های خودکار جهت درخواست امضا از مدیران بدون الزام به حضور کارکنان در این سیستم میسر است.

· تشخیص نفوذ امنیتی

با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و راه اندازی آن، سامانه شناسایی رخنه غیرمجاز از دارایی های مهم مراکز در مقابل هکرها حفاظت می کند.

· مدیریت ابزار و تسهیلات

با اتوماسیون، به صورت خودکار، دستگاه های متصل به اینترنت و دیگر اشیاء مانند چراغ ها، گرمایش و تهویه، غیر فعال شده و عملکردشان کنترل می گردد. همچنین فرایندهای هماهنگی جهت عملیات تعمیرات و تعویض تجهیزات به صورت خودکار انجام می شود.

· مسیریابی

سیستم CRM انتقال مشتری را به گروه های فروش یا بازاریابی بدون نیاز به ورود دستی، میسر می سازد.

· ارائه نقل قول

با دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و اجرای آن در یک مرکز، و همچنین پر کردن فرم های سلف سرویس، جواب سوالات به مخاطبان به صورت خودکار ارائه می گردد.

· درخواست مرخصی

در صورت نیاز به مرخصی برای تعطیلات یا بیماری، با در نظر گرفتن به قوانین و حقوق تعریف شده توسط کمپانی، سیستم به صورت خودکار این امر را مدیریت می کند.

· اتوماسیون AP

با قابلیت خودکار کردن فرایندهای حساب های پرداختنی با بهره گیری از تصویربرداری بصری و سیستم های تبدیل متن، هزینه پردازش یک فاکتور تکی کاهش می یابد.

· اتوماسیون ورود به دفتر کار

دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و راه اندازی آن، امکان ورود کارکنان به دفتر کار را با نشان های مغناطیسی و یا سیستم های بیومتریک از جمله اثر انگشت و غیره، فراهم کرده و نیاز به استخدام نیروی امنیتی و نگهبان را کاهش داده است.

· دربان خودکار

به کار بردن ربات ها و touch screen در دفاتر، تجربه ای نوآورانه برای بازدیدکنندگان به همراه دارد.

·  مدیریت اسناد

اجرای سیستم نرم افزاری پس از دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، امکان مدیریت خودکار رویدادهای ابتدایی مانند قوانین انطباق، حریم خصوصی و حاکمیت داده را فراهم آورده است.

· مدیریت اطلاعات مشتری

با استفاده از سیستم اتوماسیون گردآوری اطلاعات با ارزش در مورد مشتری، حمایت از توسعه محصول و برنامه ریزی استراتژیک فروش و بازاریابی میسر می شود.

· پشتیبان گیری و بایگانی دیتا

پشتیبان گیری خودکار، اطمینان از امنیت فایل ها را به ارمغان آورده و جایگزین کپی دستی از مدارک شده است.

· اتوماسیون کمک به نیروهای جدید

ربات چت دیگر ابزار اتوماسیون بوده که نیروهای جدید را در راستای یافتن اسناد یاری می کند.

· تست خودکار

دریافت مشاوره نصب سیستم اتوماسیون و اجرای آن در یک سازمان، امکان آزمایش برنامه های اصلاح شده را پیش از انتشار آنها فراهم کرده است.

· سازگاری با آموزش ایمنی و بهداشت

امکان آموزش خودکار کارکنان در رابطه با قوانین حریم خصوصی و ایمنی و جریمه های دولتی، در سیستم اتوماسیون فراهم شده است.

· آموزش الکترونیکی شرکتی

فرایند آموزش بدون طرح ریزی رویدادها، با اتوماسیون میسر شده است.

· اتوماسیون ایمیل

با توجه به نکات ارائه شده در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، پاسخ دادن به ایمیل ها زمان زیادی از وقت کارکنان را اشغال می کند. با خودکارسازی پاسخگویی به ایمیل های ورودی، امکان ارسال پاسخ های از پیش آماده به برخی ایمیل ها و همچنین تفکیک ایمیل های مهم تر جهت ارائه پاسخ توسط کارکنان مربوطه میسر می شود.

· جلسات

در تجارت سنتی، مدیریت جلسات و سازماندهی رویدادها به صورت دستی صورت می گیرد. اما پلتفرم های توصیه شده در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، انجام این مراحل را هم برای مشتری و هم کارکنان تسهیل کرده اند. تمامی جلسات و تدارکات قبل و بعد آن به واسطه اتوماسیون به صورت خودکار انجام می شود. ابزار جایگزین تقویم های سنتی، پلتفرم اتوماسیون جلسات (MAP) است که در راستای بهبود ارتباطات عمل می کند.

· بازاریابی

مشاوره نصب سیستم اتوماسیون، بهینه سازی بازاریابی به واسطه اجرای اتوماسیون را پیشنهاد می دهد. برنامه های اتوماسیون بازاریابی قابلیت سازماندهی ایمیل ها را به همراه دارد. همچنین هماهنگی برنامه های شرکتی با تیم فروش به واسطه این نرم افزارها میسر می گردد. ردیابی، نظارت و پرورش گزینه های واجد شرایط و همکاری با آنها در نرم افزار اتوماسیون بازاریابی انجام می شود.
این برنامه دسترسی شرکت به ابزارهای ردیابی و اندازه گیری را فراهم کرده که در نهایت، درآمد بیشتر را برای سازمان به همراه دارد. از دیگر مزایای مذکور در مشاوره نصب سیستم اتوماسیون برای این ابزار، کاهش تعداد نیروی کار، ساده سازی و ارزان کردن فرایندها و بهینه سازی روند کار است.

· یکپارچه سازی ERP

ادغام با سیستم ERP، دریافت یا ورود دیتا از این سیستم به اتوماسیون را میسر می سازد. منسجم بودن داده ها، در اتخاذ تصمیمات تجاری و هدایت آنها موثر است. داده های به دست آمده پس از این منسجم سازی، امکان حذف تناقضات و صرفه جویی در زمان را به منظور جابجایی اطلاعات بین سیستم ها، به ارمغان می آورد.