راهنمای جایگزینی سانترال سنتی با VOIP

راهنمای گام به گام جایگزینی سانترال سنتی با خدمات VOIP تحت شبکه

کالبدشکافی توقف کاربری سانترال پاناسونیک در دفاتر کاری

دستگاه های سانترال پاناسونیک سال ها ستون فقرات ارتباطی شرکت ها بودند. با این وجود، تغییر شیوه های کاری، رواج دورکاری، ضرورت ثبت مکالمات در CRM و هزینه های سرسام آور کارت های ارتقای پاناسونیک سبب شده است که این سیستم ها به یک گلوگاه پرهزینه تبدیل شوند.

در سانترال های قدیمی، هر بار تغییر چیدمان پرسنل مستلزم باز کردن باکس سانترال، جابجایی زوج سیم ها روی پست مخابراتی یا ترمینال کروز و پرداخت هزینه ایاب و ذهاب تکنسین بود. همچنین امکان برقراری ارتباط رایگان با دفاتر دیگر یا شعب کارخانه وجود نداشت. با استفاده از راهکارهای جدید و کاهش هزینه تلفن با نصب و راه اندازی تل ویپ، مدیران اداری می توانند با کمترین هزینه، تلفن شرکت را به ابزاری پویا، هوشمند و همیشه در دسترس تبدیل کنند.

تحلیل ۱۰ محور فنی و کاربردی در مهاجرت از پاناسونیک به ویپ

برای اینکه بدانید در زمان تعویض سانترال چه اقداماتی لازم است و چه تجهیزاتی باید تهیه یا بازپیکربندی شوند، این ده بخش فنی را به دقت بررسی کنید:

۱. ارزیابی زیرساخت شبکه برای ویپ

در سیستم پاناسونیک، مکالمات از طریق دو رشته سیم مسی آنالوگ منتقل می شدند و ارتباطی با بستر کامپیوترها نداشتند. اما در سیستم ویپ، صوت به بسته های داده دیجیتال تبدیل می شود و از همان کابل های شبکه و سوئیچ ها عبور می کند. پیش از حذف پاناسونیک، باید وضعیت پکت لاست (Packet Loss)، تاخیر رفت و برگشت پکت ها (Latency) و لرزش سیگنال (Jitter) در شبکه ارزیابی شود.

چنانچه زیرساخت کابل کشی شرکت دارای نویز، سربندی های ناقص یا سوکت های مستهلک باشد، صدا با تاخیر یا تق تق مواجه خواهد شد. تیم فنی عصر ارتباط با ارزیابی دقیق ترافیک از طریق خدمات زیر ساخت شبکه ابتدا پایداری خطوط دیتا را به حد استاندارد می رساند تا مکالمات سازمانی بدون افت کیفیت برقرار شوند.

۲. سوییچ پی او ای PoE اداری

تلفن های پاناسونیک برق مورد نیاز خود را مستقیما از خط مسی سانترال می گرفتند. تلفن های تحت شبکه (IP Phone) برای روشن شدن نیاز به تغذیه الکتریکی دارند. استفاده از آداپتورهای برق برای هر میز، باعث شلوغی، اشغال پریزها و قطع شدن تلفن در صورت قطع برق می شود.

راهکار مهندسی پایدار، تهیه سوییچ پی او ای PoE اداری است. پورت های این سوییچ، برق و داده را به طور همزمان از طریق یک کابل شبکه منتقل می کنند. با متصل کردن سوییچ PoE به یک دستگاه یو پی اس (UPS) کوچک در رک، حتی در زمان خاموشی برق شهری نیز تمام تلفن های شرکت روشن مانده و پاسخگویی به مشتریان مختل نمی شود.

۳. تنظیم صف تماس و منوی صوتی IVR

یکی از بزرگ ترین محدودیت های سانترال کم ظرفیت پاناسونیک (مانند TES824)، محدودیت شدید کارت دیزا (DISA) برای پخش پیام خوشامدگویی بود که معمولا تنها یک یا دو تماس همزمان را پشتیبانی می کرد و تماس گیرنده سوم بوق اشغال می شنید.

در سیستم ویپ، صف های تماس نامحدود، سناریوهای صوتی چند سطحی، منوی ساعات اداری و غیر اداری، و پیام های انتظار با کیفیت استودیو به سادگی پیکربندی می شوند. تنظیم صف تماس و منوی صوتی IVR به شکلی طراحی می شود که هیچ تماسی در ساعات شلوغی فروش از دست نرود و مشتری به مناسب ترین کارشناس متصل گردد.

۴. اتصال شعب با ویپ و تلفن اینترنتی

اگر کارخانه، انبار یا شعبه دیگری دارید، در سیستم پاناسونیک پرسنل مجبور بودند برای هر تماس با شعبه دیگر از خطوط شهری مخابرات و با پرداخت هزینه مکالمه استفاده کنند. در سیستم های مبتنی بر هسته های استاندارد مانند Asterisk، ارتباط بین مراکز مختلف از طریق اینترنت یا تانل های امن شبکه صورت می گیرد.

سازمان هایی که در محیط های صنعتی فعالیت می کنند می توانند با دریافت خدمات کامپیوتر و شبکه شهرک صنعتی و اتصال امن آن به دفتر مرکزی، با شماره گیری یک داخلی دو یا سه رقمی و بدون یک ریال هزینه مخابراتی، مکالمات روزانه بین کارخانه و دفتر را انجام دهند.

۵. تفکیک ترافیک شبکه صوتی با VLAN

هنگامی که خطوط تلفن وارد کابل های شبکه می شوند، نباید با دانلودهای سنگین فایل، پرینت ها یا ترافیک دوربین های مداربسته تداخل پیدا کنند. راهکار جلوگیری از این تداخل، راه اندازی شبکه مجازی مجزا تحت عنوان Voice VLAN است.

با این تنظیم تخصصی روی سوئیچ های مدیریتی، بسته های صوتی در یک بزرگراه خلوت و مجزا از بسته های عادی دیتا حرکت می کنند. این امر نه تنها کیفیت تماس را تضمین می کند، بلکه امنیت سیستم تلفنی را در برابر دسترسی های غیرمجاز و بدافزارها ارتقا می دهد.

۶. پایداری کیفیت صدا QoS در ویپ

یکی از نگرانی های مدیران این است که آیا کیفیت صدای ویپ به اندازه شفافیت خطوط مسی پاناسونیک خواهد بود یا خیر. مستندات معتبر بین المللی نظیر راهنمای مهاجرت سانترال در Axio Networks و مراجع دیگر تاکید می کنند که اعمال پروتکل های اولویت بندی ترافیک (Quality of Service - QoS) بر روی روتر اینترنت و سوییچ ها، اولویت عبور پکت های صدا را نسبت به وبگردی تضمین می کند.

پایداری کیفیت صدا QoS در ویپ سبب می شود حتی در شلوغ ترین ساعت کاری شرکت و زمانی که پهنای باند اینترنت تحت فشار است، صدای پرسنل بدون لرزش، تاخیر یا حالت رباتیک به مشتری منتقل شود.

۷. اتصال تلفن ویپ به نرم افزار CRM

در باکس های قدیمی پاناسونیک، اپراتور هیچ شناختی از تماس گیرنده نداشت تا زمانی که او نام خود را اعلام می کرد. در سیستم جدید، سرور ویپ به بانک اطلاعاتی یا نرم افزار CRM شرکت متصل می شود.

به محض دریافت تماس، پنجره اطلاعات مشتری شامل سوابق خرید، پیش فاکتورها و نام کارشناس پاسخگو روی صفحه کامپیوتر کارمند باز می شود. همچنین گزارش دقیق ثانیه ای و لینک دانلود فایل ضبط شده مکالمات مستقیما داخل پرونده مشتری ذخیره می گردد.

۸. تبدیل خطوط آنالوگ شهری با گیت وی FXO

شاید مهم ترین سوال مدیران این باشد: «با خطوط تلفن قدیمی و شماره های رند شرکت که سال ها در تبلیغات درج شده چه کنیم؟» پاسخ فنی، دستگاه تبدیل سیگنال یا همان گیت وی FXO است.

سیم های مسی تلفن شهری که قبلا به پورت های CO در سانترال پاناسونیک متصل بودند، به پورت های FXO گیت وی وصل می شوند. این دستگاه امواج آنالوگ را به پروتکل استاندارد SIP تبدیل کرده و به سرور ویپ تحویل می دهد. شما تمام شماره های قبلی خود را دقیقا مانند گذشته حفظ می کنید و هیچ خطی از مدار خارج نمی شود.

۹. انتخاب تلفن تحت شبکه IP Phone

گوشی های هایبرید پاناسونیک (مانند مدل های KX-T7730) روی سیستم های ویپ کارایی ندارند زیرا با پروتکل شبکه سازگار نیستند. برای میز کار پرسنل باید گوشی های تحت شبکه (IP Phone) از برندهای سازگار مانند یالینک یا گرنداستریم انتخاب شوند.

نکته بسیار مهم برای کاهش هزینه ها: الزامی نیست برای تمام پرسنل گوشی فیزیکی رومیزی خریداری شود. کارشناسانی که دائم پشت کامپیوتر هستند می توانند از نرم افزارهای تلفنی رایگان (Softphone) به همراه هدست های باکیفیت استفاده نمایند که این کار بیش از نیمی از هزینه خرید سخت افزار اولیه را کاهش می دهد.

۱۰. کاهش هزینه نگهداری مرکز تلفن سازمانی

نگهداری دستگاه های پاناسونیک به دلیل کمیاب شدن بردهای اصلی و وابستگی به تکنسین های مقطعی روز به روز گران تر می شود. همچنین برای تغییر نام داخلی یا انتقال تماس باید کدهای طولانی با کلیدهای گوشی تلفن شماره گیری می شد.

در سیستم ویپ، تمامی امکانات از طریق یک پنل تحت وب با رمز عبور در دسترس است. تغییر نام پرسنل، تغییر سناریوی منوی صوتی یا شنود آنلاین مکالمات با چند کلیک ساده انجام می گیرد و سیستم به شکل دورکاری و با هزینه پشتیبانی بسیار کمتر نگهداری می شود.

راهنمای گام به گام تغییر مرکز تلفن پاناسونیک به سیستم تحت شبکه

اگر تصمیم شما برای تغییر قطعی است، اجرای کار نباید به صورت شتاب زده و آزمون و خطا انجام شود. نقشه راه مهندسی به شرح زیر است:

جدول ارزیابی و ماتریس عیب یابی اختلالات تلفنی اداری

مشکلات رایجی که در حین یا پس از تعویض مرکز تلفن در شرکت ها دیده می شوند، همراه با دلایل ریشه ای و اقدامات در این جدول گردآوری شده اند: