10 گام برای پیاده سازی هوشمندی کسب و کار

پیاده سازی یک عملیات هوش تجاری یا هوشمندی کسب و کار خوب برنامه ریزی شده می تواند به ابزار بسیار سودمندی برای مدیران سطح C و زیرمجموعه های آنها جهت درک فرآیندها و نتایج آنها تبدیل شود. همچنین می تواند به شما در درک بیشتر مشتریان کمک کند. ما بیشتر بر روی برون سپاری پیاده سازی هوشمندی کسب و کار تمرکز می کنیم، با این حال، اگر بخواهید یک تیم داخلی را نیز استخدام کنید، این مراحل قابل اجرا هستند.

1-یک استراتژی هوشمندی کسب و کار ایجاد کنید

استراتژی هوش تجاری یا هوشمندی کسب و کار طرحی است که به هر شرکتی امکان می دهد عملکرد خود را ارزیابی، کاستی ها را آشکار و مزیت های رقابتی را بهبود بخشد و همچنین از داده کاوی و تجزیه و تحلیل ها برای تصمیم گیری موفق استفاده کند. هر پیاده سازی بدون درک روشن از عناصر کلیدی غیرممکن است سوالات اساسی از قبیل:

_ هدف شما چیست؟

_ چی چیزی دارید؟

_ به چه چیزی نیاز دارید؟

·عوامل حیاتی موفقیت برای پیاده سازی هوشمندی کسب و کار : هدف، منبع، طرح

• هدف شما چیست؟

– امیدوارید با پیاده سازی هوش تجاری به چه چیزی برسید؟

– نتیجه نهایی که دوست دارید به دست آورید چیست؟

– آیا می خواهید در عملکرد کارآمدتر باشید یا در نیروی کار خود ؟

_ آیا می خواهید فروش را افزایش دهید یا رضایت مشتری را؟

یکی از وظایف اصلی عملیات های هوش تجاری جمع آوری داده ها از بخش های مختلف کسب و کار و تجزیه و تحلیل آن است.

• چه چیزی دارید؟

– چه نوع داده هایی در دست دارید؟

– چه داده هایی را می توانید برای گزارش جمع آوری کنید یا باید تجزیه و تحلیل کنید؟

– برای به دست آوردن اطلاعات بیشتر به چه سیستم هایی نیاز دارید؟

– کدام بخش از داده ها به سیستم شما کمک می کنند؟

اولویت های خود را درک کنید و یک برنامه بلند مدت برای کسب و کار خود ایجاد کنید، تنها در این صورت است که سیستم های هوش تجاری می توانند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کنند.

• چه چیزی نیاز دارید؟

– آیا چیزی می خواهید که تمام داده های شما را یکپارچه کند و برایتان نمودارها و گزارش ها را تولید کند؟

– آیا سیستم مبتنی بر فضای ابری، SaaS می خواهید یا بسته نرم افزاری را که خودتان نصب و اجرا می کنید ترجیح می دهید؟

– آیا می خواهید چیزی برای ادغام با سیستم های موجود شما ایجاد شود یا مایلید تکنولوژی جدیدی را جایگزین چیزی کنید که قبلا داشته اید؟

درک آنچه که باید در عملیات هوش تجاری انجام شود به شما کمک می کند تا انتظارات روشن و واقع بینانه ای داشته باشید و بر آنچه واقعاً مهم است، تمرکز کنید.

هنگامی که بتوانید به این سؤالات پاسخ دهید، می توانید روی استراتژی یا نقشه راه خود کار کنید. بسته به سطح سابقه شرکت، تجربه قبلی در پذیرش BI یا عدم وجود آن، و اندازه شرکت، نتایج نهایی ممکن است متفاوت باشد.

·پیاده سازی هوشمندی کسب و کار : مراحل تبدیل شدن به یک شرکت بالغ داده

• تکامل یک شرکت داده محور

01 مقاوم در برابر داده ها: سازمان ابتدا در برابر داده محور شدن مقاومت می کند.

02 داده-کنجکاو: سازمان در برابر داده ها کنجکاو می شود.

03 هدایت داده: سازمان شروع به استفاده از داده ها در برخی فرآیندها می کند. * مرحله تجزیه و تحلیل

04 اطلاعات هوشمند: سازمان از داده ها در بیشتر فرآیندها استفاده می کند. * مرحله بینش

05 داده-محور: سازمان در نهایت تبدیل به داده-محور می شود. * مرحله استراتژیک

اگر نمی دانید برای اجرای عملیات هوش تجاری سازمان خود از کجا شروع کنید و میخواهید که این کار را برون سپاری کنید، حتما درباره شناختن نیازها و تمایلات کسب و کار خود با شرکت پیاده ساز هوشمندی تجارت خود صحبت کنید. آنها به شما کمک می کنند تا نیازهای خود و راه حل بالقوه ای را که با نیازهای شما مطابقت دارد، شناسایی کنید و همچنین برای اجرای آنها برنامه ریزی کنید.

2-شاخص های کلیدی هوشمندی کسب و کار را تنظیم کنید

شاخص های کلیدی عملکرد شما در پیاده سازی هوشمندی کسب و کار باید قابل اندازه گیری باشد و همچنین با اهداف شما مطابقت داشته باشد. از طرفی این شاخص ها باید برای دستیابی به اهداف تجاری شما حیاتی باشد. هنگامی که اطلاعات کافی را جمع آوری کردید، مهم است که KPI هایی را که قرار است در مقیاس کل شرکت ردیابی کنید و همچنین KPI هایی که باید در زیرمجموعه ها شناسایی شود، تعریف کنید.

نمونه ای از KPI ها در پیاده سازی هوشمندی کسب و کار :

1-معیارهای مالی:

• نسبت نقدینگی
• درآمد خالص در مقابل کارکرد خالص

2-معیارهای بازاریابی:

• نرخ تبدیل
• هزینه جذب مشتری (CAC)

3-معیارهای مدیریت پروژه:

• بهره وری
• بازگشت سرمایه (ROI)

4-معیارهای خدمات مشتری:

• امتیاز خالص ترویج کنندگان (NPS)
• امتیاز تلاش مشتری (CES)

5-معیارهای منابع انسانی:

• هزینه هر استخدام
• درآمد خالص به ازای هر کارمند

6-معیارهای خرده فروشی:

• فروش به ازای هر فوت مربع
• نرخ فروش از شرکت به شبکه فروش

3-تعیین ذینفعان و آموزش کارکنان در هوشمندی کسب و کار

یکی از اولین چالش های پیاده سازی هوشمندی کسب و کار ، تمایل انسان به مقاومت در برابر تغییر است. مؤثرترین راه برای به حداقل رساندن مقاومت، آموزش پرسنل است. اگر شرکت شما تجربه قبلی با هوشمندی کسب و کار ندارید، باید توضیح دهید که چگونه هر بخش می تواند از پیاده سازی BI بهره مند شود. شما همچنین باید سهامداران کلیدی را در هر بخش مشخص کنید. آنها به شما کمک می کنند نقاط ضعف و شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را در سراسر شرکت جمع آوری و اولویت بندی کنید.

4-یک تیم قوی هوشمندی کسب و کار بسازید یا برون سپاری کنید

هوشمندی کسب و کار ،  یک سازمان جامع است و هر یک از اعضای تیم نقشی حیاتی در قدرت، عظمت و زیبایی آن ایفا می کند. یک تیم BI که چشم ‌انداز روشنی دارد و در تمام وظایف خود بر روی آن چشم‌ انداز متمرکز می‌ ماند، با هم افزایی، اشتیاق و خلاقیتی کار می‌کند که هرگز نمی‌توان آن را در یک گروه پراکنده از افراد، صرف نظر از استعدادشان پرورش داد.

اما در فرآیند برون سپاری، پیاده سازی هوش تجاری چگونه اجرایی می شود؟ ما در مرکز پشتیبانی انفورماتیک در مورد آنچه که یک توسعه دهنده هوشمندسازی کسب و کار باید بداند و اینکه چگونه یک تیم BI می تواند به او کمک کند تخصص کامل داریم. چنانچه پیاده سازی هوشندی کسب و کار خود را برون سپاری می کنید، ارائه دهنده خدمات ما، ساختار تیمی را ارائه می دهد که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد. اما با این حال، اگر تصمیم به ایجاد یک تیم داخلی دارید، در اینجا نمونه ‌ای از ساختار تیمی آورده شده است.

ساختار تیم BI: توسعه دهنده هوش تجاری، معمار، سرپرست، تحلیلگر، کارشناس تحلیل داده و…

بسته فنی پشتیبان هوشمندی کسب و کار شما می تواند شامل موارد بسیاری باشد و کاملا به نرم افزار انتخابی و نیازهای تجاری شما بستگی دارد. برخی از رایج ترین فناوری های مورد استفاده عبارتند از MS SQL، Oracle، MySQL Hbase، BigSQL Data Lakes، AWS Redshift، Apache Spark & Hadoop، SSIS، SSAS، Pentaho، Tableau، QlikView، Power BI و … می باشد.

5-بهترین نرم افزار را برای نیازهای خود در هوشمندی کسب و کار بیابید

انتخاب ابزار بسته اجرایی عملیات هوش تجاری، متناسب با نیاز و بودجه شما کاملا متفاوت خواهد بود. با این حال، درک و ارزیابی این عوامل در هنگام انتخاب یک راهکار نرم افزاری بسیار مهم است:

_ آیا به داده ها و دید مناسبی از اطلاعات مربوطه دسترسی دارید؟

_ آیا این سیستم، یکپارچه سازی با سیستم ها یا API های موجود را برای اتصال به سیستم های شما ارائه می دهد؟

_ چگونه می توانید با داده ها در یک رابط بصری نرم افزاری تعامل داشته باشید؟

_ آیا می توانید با دیگران در تجزیه و تحلیل داده ها همکاری کنید و تجزیه و تحلیل های بصری را به اشتراک بگذارید؟

_ آیا می ‌توانید به تنهایی در داده ‌ها عمیق‌ شوید و یافته های جدیدی را کشف کنید؟

چگونه با چالش های نرم افزاری در پیاده سازی هوش تجاری روبرو شویم؟

_ هر چقدر هم که وسوسه انگیز به نظر برسد، رضایت دادن به مجموعه هوش تجاری همه کاره ممکن است بهترین ایده نباشد. مگر اینکه 100% مطمئن باشید، ممکن است لازم باشد برای هر کار یا بخشی از BI نرم افزار جایگزین استفاده کنید.

_ در صورت امکان، ابتدا از مجوزها و ابزارهای موجود در سازمان استفاده کنید. خرید مجوز اضافی ممکن است ارزان تر از کار با یک ارائه دهنده نرم افزار کاملاً متفاوت باشد.

_ یا در مورد مجوز ارزیابی بلندمدت بحث کنید یا چندین مؤلفه هوش تجاری ارزان ‌تر از ارائه‌ دهندگان مختلف را در نظر بگیرید.

_ بپذیرید که گروه ‌ها یا بخش ‌های کاربری مختلف ممکن است به ابزارهای متفاوتی نیاز داشته باشند.

_ به خاطر داشته باشید که هر راه حلی باید با الزامات غیر کاربردی مانند در دسترس بودن، امنیت و عملکرد مطابقت داشته باشد.

6-فضای ذخیره سازی داده، محیط و پلتفرم خود را انتخاب کنید

اگر زیرساخت را ندارید، ایده خوبی است که با انتخاب گزینه ذخیره سازی داده خود شروع کنید. به طور معمول، انبار داده، گزینه مناسب تری برای پیاده سازی هوش تجاری است، زیرا تجزیه و تحلیل داده های رابطه ای را که از سیستم های پردازش تراکنش آنلاین (OLTP) و برنامه های تجاری (به عنوان مثال، سیستم های ERP، CRM و HRM) به دست می آید، ارائه می دهد. با این حال، بسیاری از شرکت ها از هر دو نوع ذخیره سازی داده استفاده می کنند و به حداکثر پتانسیل سیستم های BI خود می رسند.

پیاده سازی BI: نوع مناسب ذخیره سازی داده را انتخاب کنید

·دریاچه داده در مقابل انبار داده: بهترین انتخاب شما چیست؟

پس از انتخاب نرم افزاری که با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دارد و با زیرساخت های موجود به خوبی کار می کند، زمان آن رسیده است که محیط مناسب و پلت فرم اجرای هوش تجاری را پیدا کنید. شما می توانید تصمیم بگیرید که آیا یک محیط داخلی، مبتنی بر فضای ابری می خواهید یا یک فضای ترکیبی.

·محیط مناسب را برای پیاده سازی هوشمندی کسب و کار انتخاب کنید

در فرض:

• استقرار پلت فرم هوشمندی کسب و کار در سرور های فیزیکی داخلی
• نگهداری داده ها به صورت داخلی
• کنترل کامل بر روی پلت فرم
• سازمان هایی با داده های حساس بسیار
• شروع فقط با یک سرور

فضای ابری:

• پلت فرم هوشمندی کسب و کار  روی یک فضای ابری عمومی یا خصوصی مستقر شده است.
• خدمات مدیریت شده
• تمرکز تلاش و منابع بر روی ابتکارات استراتژیک
• هوشمندی کسب و کار با یک بخش کوچک و شلوغ IT شروع می شود.
• هوشمندی کسب و کار اداری

ترکیبی:

• برخی از اجزای پلتفرم هوشمندی کسب و کار به صورت داخلی و برخی در فضای ابری مستقر شده اند.
• برای بهینه سازی هزینه، ذخیره سازی و سطح کنترل استفاده می شود.
• شرکت های بزرگ به دنبال یافتن تعادل بین هزینه ذخیره سازی و کنترل هستند.

·انتخاب پلتفرم هوشمندی کسب و کار

با توجه به آنچه گفته شد، برای مثال اگر یک محیط فضای ابری را انتخاب می کنید، باید پلتفرمی را انتخاب کنید که میزبان هوشمندی کسب و کار  شما باشد. به خاطر داشته باشید که انتخاب محیط و پلتفرم روی معماری اپلیکیشن شما تاثیر می گذارد، بنابراین بهتر است یک معمار در طول بحث حضور داشته باشد.

پلتفرم ‌های برتر laaS که توسط ارائه دهندگان خدمات Bl ترجیح داده می‌شوند:

_ خدمات وب آمازون 60٪

_ ماکروسافت آژور 43%

_ پلتفرم ابری گوگل 40%

_ Bluemix شرکت IBM 12%

چرا انتخاب فضای ذخیره سازی داده، محیط و پلتفرم در پیاده سازی هوش تجاری آنقدر اهمیت دارد؟ اجازه دهید ذخیره سازی داده ها را در یک مثال در نظر بگیریم. دریاچه داده از روش ELT (تبدیل بار استخراج) استفاده می کند – داده ها پس از بارگیری در دریاچه داده، پردازش می شوند. انبار داده از روش ETL (Extract Transform Load) استفاده می کند – داده ها تبدیل می شوند و سپس در ذخیره سازها بارگذاری می شوند. بنابراین این انتخاب مشخص می کند که چه زمانی داده ها پردازش شوند و چه نوع داده هایی را می توان تجزیه و تحلیل کرد.

7-فرآیند آماده سازی داده های خود را دقیق کنید

کیفیت پایین داده ها سالانه حدود 3.1 تریلیون دلار برای اقتصاد هزینه دارد. به طور معمول، آماده سازی داده ها تا 80 درصد از زمان توسعه هوش تجاری را می گیرد. اغلب، سازمان‌ های بزرگ با حجم زیادی از داده‌ های بی ‌فایده که به «سیلوی داده» معروف است، دست و پنجه نرم می ‌کنند. این مسئله زمانی اتفاق می ‌افتد که تیم ‌ها یا بخش‌ ها از ابزارهای متفاوتی استفاده می‌ کنند، رویکردهای کاملاً متفاوتی دارند و داده ‌ها را برای خود نگه می ‌دارند.   

· ویژگی های کیفیت داده ها

_ کامل بودن: آیا مقدارها گم شده اند؟

_ اعتبار: آیا داده ها با قوانین مطابقت دارند؟

_ منحصر به فرد بودن: آیا داده های تکراری وجود دارد؟

_ سازگاری: آیا داده ها در محل های ذخیره داداه مختلف با یکدیگر سازگار هستند؟

_ زمان دقیق: آیا داده ها اطلاعات را از نقطه زمانی مورد نظر نشان می دهند؟

_ دقت: معیاری که داده ها واقعیت را نشان می دهند.

هر پیاده سازی موفق هوش تجاری به شدت به داده های با کیفیت بالا متکی است. بر اساس این مطالعه، بیش از 63 درصد از پاسخ دهندگان می گویند که آماده سازی داده ها برای پیاده سازی هوشمندی کسب و کار یا “بسیار مهم” است.

8-راه حل های پیشرفته تری را در نظر بگیرید

بر اساس آمار موجود تا سال 2019، میزان 91.6 درصد از شرکت های جهانی در حال افزایش تمایل خود بر سرمایه گذاری در کلان داده و هوش مصنوعی بوده اند. چنانچه به‌ شدت به هوش تجاری متکی هستید، در صورتی که فناوری‌ های پیشرفته‌ تری مانند یادگیری ماشین را به کار ببرید، پیاده ‌سازی آن ممکن است سودمندتر باشد. همچنین این مسئله می تواند به شما کمک کند در:

_ ایجاد خطوط لوله داده بهینه

_ دستیابی به تجزیه و تحلیل داده ها به طور بی وقفه

_ انجام پیش بینی های واقعی

_ و تجزیه و تحلیل مجموعه های بزرگتری از داده ها

9-PoC یا یک پروژه آزمایشی را اجرا کنید

هنگامی که تمام فرآیندها را آماده کردید، زمان اجرای آزمایشی هوش تجاری فرا رسیده است. در حالی که ممکن است آزمایش سیستم در مقیاس شرکت ایده خوبی به نظر برسد، بهتر است یک پروژه آزمایشی در یک گروه کوچکتر داشته باشید.

10-تغییرات را برای برآوردن KPI ها اجرا کنید

حال ما به مراحل 1 و 2 بر می گردیم. نتایج خود را بررسی کنید و ببینید آیا انتظارات اولیه را برآورده کرده اید یا خیر. اگر نه، ببینید برای دستیابی به KPI های اولیه چه کاری می توان انجام داد. هنگامی که تغییرات را اجرا کردید، یک پایلوت دیگر را اجرا کنید تا متوجه شوید که بین این دو اجرای پایلوت چقدر پوشش داده اید و این اتفاق چگونه صحنه را تغییر می دهد. این یک فرآیند مستمر است و در هر اجرا، نیاز به بهینه سازی دارد تا زمانی که همه طرف های درگیر از نتیجه راضی باشند. هنگامی که به آن نقطه از رضایت رسیدید، می توانید با خیال راحت ارتقا یابید.