شرکت پشتیبانی شبکه برای سازمان ها

درخواست ها از مسیر مشخص ثبت می شوند، اولویت می گیرند و تا رسیدن به نتیجه پیگیری می شوند. مدیر می داند چه کسی مسئول است و وضعیت هر موضوع در چه مرحله ای قرار دارد.

بازدید، مانیتورینگ، بررسی بکاپ و کنترل سلامت تجهیزات باعث می شود بسیاری از مشکلات قبل از تبدیل شدن به توقف جدی شناسایی شوند.

دسترسی کاربران، به روز رسانی ها، آنتی ویروس، فایروال، بکاپ و رویدادهای مهم با نگاه کاهش ریسک بررسی می شوند.

مدیر به جای شنیدن اصطلاحات پیچیده، خلاصه ای روشن از مشکلات، اقدامات، ریسک ها، هزینه های احتمالی و پیشنهادهای اولویت دار دریافت می کند.

رسیدگی به مشکلات ورود به سیستم، کندی کامپیوتر، نصب و تنظیم نرم افزارهای مجاز، اتصال به شبکه، دسترسی به فایل ها، پرینترها، ایمیل و ابزارهای کاری در این بخش قرار می گیرد. درخواست ها می توانند از راه دور یا در محل انجام شوند. موضوع مهم، ثبت نتیجه و جلوگیری از تکرار ایراد است.

سوئیچ، روتر، اکسس پوینت، کابل کشی، رک و ارتباط بین بخش ها باید وضعیت پایدار داشته باشند. بررسی خطاها، ساماندهی اتصالات، کنترل ظرفیت و اصلاح نقاط ضعف به کاهش قطعی و افت سرعت کمک می کند. در صورت نیاز به توسعه، طرح پیشنهادی قبل از خرید تجهیزات ارائه می شود.

سرورها معمولا میزبان فایل ها، نرم افزارهای مالی، حسابداری، اتوماسیون، پایگاه داده، دسترسی کاربران یا سرویس های مهم هستند. کنترل فضای ذخیره سازی، وضعیت سیستم عامل، سرویس ها، دسترسی ها، رویدادها و منابع سخت افزاری بخشی از نگهداری سرور است. هر اقدام حساس باید با برنامه، نسخه پشتیبان و امکان بازگشت انجام شود.

صرف مشاهده یک فایل بکاپ کافی نیست. باید مشخص باشد چه اطلاعاتی، با چه فاصله زمانی، در چه محلی و برای چه مدتی نگهداری می شوند. همچنین بازیابی نمونه باید به صورت دوره ای آزمایش شود. راهکار مناسب می تواند ترکیبی از فضای محلی، ذخیره ساز جداگانه و مقصد خارج از محل اصلی باشد.

امنیت فقط نصب آنتی ویروس نیست. حساب های کاربری، رمزها، سطح دسترسی، فایروال، اتصال از راه دور، به روز رسانی، دسترسی پیمانکاران و ثبت رویدادها باید با سیاست روشن مدیریت شوند. اصل مهم این است که هر فرد فقط به منابع مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد و دسترسی های غیر ضروری حذف شوند.

برای سرویس های مهم می توان وضعیت در دسترس بودن، ظرفیت دیسک، مصرف منابع، ارتباط شبکه و رخدادهای منتخب را پایش کرد. مانیتورینگ خوب حجم بزرگی از هشدارهای بی فایده تولید نمی کند؛ هشدار باید قابل اقدام باشد و فرد مسئول بداند در هر سطح چه کاری انجام دهد.

کیفیت اینترنت، مسیر جایگزین، ارتباط امن بین دفترها و دسترسی کارکنان دورکار باید بر اساس اهمیت کسب و کار طراحی شود. در شرکت هایی که توقف اینترنت باعث توقف فروش یا عملیات می شود، داشتن مسیر پشتیبان و روش تغییر کنترل شده اهمیت بیشتری دارد.

نقشه شبکه، فهرست تجهیزات، مشخصات سرویس ها، تاریخچه تغییرات، اطلاعات ضمانت و سطح دسترسی باید در قالبی امن ثبت شود. مستند سازی، وابستگی به افراد را کاهش می دهد و سرعت حل مشکل را بالا می برد. اطلاعات حساس نیز باید با سطح دسترسی محدود نگهداری شوند.

خرید تجهیزات بدون شناخت ظرفیت مورد نیاز می تواند هزینه ایجاد کند یا خیلی زود مجموعه را دوباره با محدودیت روبرو سازد. شرکت پشتیبانی شبکه باید قبل از خرید، نیاز را بررسی کند، چند گزینه قابل مقایسه ارائه دهد و دلیل فنی و اقتصادی پیشنهاد خود را به زبان ساده توضیح دهد.

هر پیشنهاد فنی باید پاسخ یک نیاز تجاری باشد. پیش از پیشنهاد خرید یا تغییر، اثر آن بر توقف کار، امنیت، سرعت کاربران، هزینه نگهداری و رشد آینده بررسی می شود. مدیر لازم نیست همه جزئیات فنی را بداند؛ اما باید دلیل تصمیم را بفهمد.

موضوعات مختلف شبکه، سرور، امنیت، کاربران و تجهیزات می توانند به دانش های متفاوت نیاز داشته باشند. مدل تیمی امکان ارجاع مسئله به فرد مناسب و استفاده از جانشین را فراهم می کند. اطلاعات پروژه نیز باید در مستندات سازمان باقی بماند.

بسیاری از درخواست های نرم افزاری و کاربری از راه دور سریع تر حل می شوند، اما بعضی مشکلات نیاز به حضور کارشناس دارند. ترکیب این دو روش باعث می شود زمان و هزینه بهتر مدیریت شود و برای مسائل فیزیکی نیز مسیر مشخص وجود داشته باشد.

گزارش نباید مجموعه ای از واژه های نامفهوم باشد. مدیر باید بداند چه اتفاقی افتاده، چه اقدامی انجام شده، چه خطری باقی مانده و تصمیم بعدی چیست. پیشنهادها نیز باید اولویت و برآورد اثر داشته باشند.

مستند سازی فقط در شروع قرارداد پشتیبانی شبکه انجام نمی شود. هر تغییر مهم، تجهیز جدید، جابجایی سرویس یا اصلاح دسترسی باید ثبت شود. این کار زمان عیب یابی را کاهش می دهد و تحویل مسئولیت را آسان تر می کند.

دسترسی به اطلاعات سازمان یک اعتماد جدی است. حساب های فنی، اتصال از راه دور و دسترسی پیمانکاران باید محدود، قابل پیگیری و قابل لغو باشند. سیاست دسترسی بر اساس نقش به کاهش ریسک کمک می کند.

همه مشکلات را نمی توان در یک روز اصلاح کرد. ریسک ها بر اساس اهمیت دسته بندی می شوند و برنامه مرحله ای پیشنهاد می شود. این روش به مدیریت اجازه می دهد هزینه را برنامه ریزی کند و ابتدا موضوعات اثرگذار را برطرف سازد.

زمان اضافه شدن کارمند، شعبه، نرم افزار یا سرور جدید، زیرساخت باید آمادگی توسعه داشته باشد. بررسی ظرفیت و استاندارد سازی، از خریدهای پراکنده و اصلاحات دوباره جلوگیری می کند.

مدل ارائه خدمت می تواند با ترکیب پشتیبانی از راه دور، هماهنگی حضوری و برنامه بازدید بر اساس شهر و نوع قرارداد پشتیبانی شبکه تنظیم شود. برای سازمان های چند شعبه ای، روش ارتباط، مسئول محلی و سطح خدمت هر موقعیت باید از ابتدا مشخص باشد.