اتوماسیون فرایند کسب و کار
اتوماسیون فرایند کسب و کار یا Business Process Automation به معنی استفاده از نرم افزار برای خودکارسازی فرایندهای سازمانی چند مرحله ای و تکرارپذیر است. برخلاف سایر انواع اتوماسیون اداری ، راه حل های اتوماسیون فرایند کسب و کار معمولاً پیچیده هستند، به چندین سیستم فناوری اطلاعات سازمانی متصل می‌شوند و به طور خاص برای نیازهای یک سازمان طراحی می شوند. اتوماسیون فرایند کسب و کار امروزه برای بیشتر سازمان ها معمول است و آن بخشی از استراتژی تحول دیجیتال با هدف ساده سازی گردش های کاری خود و عملکرد مؤثرتر می بینند.
عناصر کلیدی برای شناسایی فرآیند اتوماسیون را در ادامه می بینید:
• این فرآیند به سازگاری در سراسر سازمان نیاز دارد
• قابل تکرار است
• باید فاقد خطا باشد
تقلیل دادن اتوماسیون فرایند کسب و کار به جایگزینی کاغذ با فایل‌های PDF تفکری رایج اما اشتباه است، چون هدف آن تبدیل فرایندها به شکلی مقرون به صرفه تر، ساده تر، خطای کمتر و همینطور شفاف تر است. با اتوماسیون فرایند کسب و کار، سازمان ها در زمان صرفه جویی می کنند و مطمئن می شوند بهترین روش را برای بهبود کارایی عملیات های خود پیش گرفته اند. راه حل های BPA از فناوری های هوش مصنوعی (AI) برای تفسیر بهتر داده های بدون ساختار استفاده می کنند. این امکان منجر به تجربه کاربری بهتر می شود چون فناوری یاد می گیرد بر ابهام غلبه کند و بدون نیاز به متخصص فنی با نیازهای کاربر تعامل داشته باشد.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار یا BPA به معنی استفاده از نرم افزار برای خودکارسازی فرایندهای سازمانی چند مرحله ای و تکرارپذیر است. برخلاف سایر انواع خودکارسازی، راه حل های BPA معمولاً پیچیده هستند، به چندین سیستم فناوری اطلاعات سازمانی متصل می‌شوند و به طور خاص برای نیازهای یک سازمان طراحی می شوند. اتوماسیون فرایند کسب و کار امروزه برای بیشتر سازمان ها معمول است و آن بخشی از استراتژی تحول دیجیتال با هدف ساده سازی گردش های کاری خود و عملکرد مؤثرتر می بینند.
عناصر کلیدی برای شناسایی فرآیند اتوماسیون را در ادامه می بینید:
• این فرآیند به سازگاری در سراسر سازمان نیاز دارد
• قابل تکرار است
• باید فاقد خطا باشد
تقلیل دادن اتوماسیون به جایگزینی کاغذ با فایل‌های PDF تفکری رایج اما اشتباه است، چون هدف آن تبدیل فرایندها به شکلی مقرون به صرفه تر، ساده تر، خطای کمتر و همینطور شفاف تر است. با اتوماسیون فرایند کسب و کار، سازمان ها در زمان صرفه جویی می کنند و مطمئن می شوند بهترین روش را برای بهبود کارایی عملیات های خود پیش گرفته اند. راه حل های BPA از فناوری های هوش مصنوعی (AI) برای تفسیر بهتر داده های بدون ساختار استفاده می کنند. این امکان منجر به تجربه کاربری بهتر می شود چون فناوری یاد می گیرد بر ابهام غلبه کند و بدون نیاز به متخصص فنی با نیازهای کاربر تعامل داشته باشد.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار یا BPA به معنی استفاده از نرم افزار برای خودکارسازی فرایندهای سازمانی چند مرحله ای و تکرارپذیر است. برخلاف سایر انواع خودکارسازی، راه حل های BPA معمولاً پیچیده هستند، به چندین سیستم فناوری اطلاعات سازمانی متصل می‌شوند و به طور خاص برای نیازهای یک سازمان طراحی می شوند. اتوماسیون فرایند کسب و کار امروزه برای بیشتر سازمان ها معمول است و آن بخشی از استراتژی تحول دیجیتال با هدف ساده سازی گردش های کاری خود و عملکرد مؤثرتر می بینند.
عناصر کلیدی برای شناسایی فرآیند اتوماسیون را در ادامه می بینید:
• این فرآیند به سازگاری در سراسر سازمان نیاز دارد
• قابل تکرار است
• باید فاقد خطا باشد
تقلیل دادن اتوماسیون به جایگزینی کاغذ با فایل‌های PDF تفکری رایج اما اشتباه است، چون هدف آن تبدیل فرایندها به شکلی مقرون به صرفه تر، ساده تر، خطای کمتر و همینطور شفاف تر است. با اتوماسیون فرایند کسب و کار، سازمان ها در زمان صرفه جویی می کنند و مطمئن می شوند بهترین روش را برای بهبود کارایی عملیات های خود پیش گرفته اند. راه حل های BPA از فناوری های هوش مصنوعی (AI) برای تفسیر بهتر داده های بدون ساختار استفاده می کنند. این امکان منجر به تجربه کاربری بهتر می شود چون فناوری یاد می گیرد بر ابهام غلبه کند و بدون نیاز به متخصص فنی با نیازهای کاربر تعامل داشته باشد.
اتوماسیون فرایند کسب و کار
اجازه دهید یک نمای کلی از معنای فرآیند تجاری را ترسیم کنیم . فرآیند کسب و کار به مجموعه ای از فعالیت ها گفته می شود که امکان رسیدن به هدف شرکت را فراهم می کنند. انجام یک سفارش مشتری، تأیید درخواست وام، پردازش گزارش هزینه یا حضور یک کارمند جدید برخی از فرآیندهای تجاری متداول هستند.
هر فرایند چندین رشته ایمیل ، اسناد و ارسال ها را شامل می شود و حتی یک خطای جزئی هم می تواند موجی از ناکارآمد ی را به همراه داشته باشد که به خرابی ارتباطات و مهلت‌های از دست رفته می انجامد . هر چقدر کسب و کار شما گسترده تر باشد، این مشکلات چند برابر می شوند. اتوماسیون فرایند کسب و کار برای جلوگیری از این مشکلات تهیه شده است.
همکاران گروه مرکز پشتیبانی انفورماتیک سازمان شما را تحلیل ، فرایند ها را شناسائی کرده و مدلسازی فرایند ها را انجام می دهند . سپس با استفاده از یک سیستم اتوماسیون کسب و کار بر پایه BPMS سازمان شما تبدیل به یک سازمان مکانیزه خواهند نمود.
علت اهمیت اتوماسیون فرایند کسب و کار چیست؟
کسب و کارها هر روز بیشتر از قبل به سیستم های دیجیتال برای مدیریت داده ها و دسترسی به اطلاعات متکی می شوند، اما تنها داشتن این ویژگی کافی نیست. با افزایش حجم کار و پیچیده تر شدن فناوری اطلاعات، مدیریت دستی فرآیندها امکان رقابت را از کسب و کارها می گیرد.
BPA به سازمان ها اجازه می دهد تا به جای تمرکز بر وظایف دستی و خسته کننده، به دنبال ایجاد جریان های کاری بهبود یافته و هماهنگ باشند. اتوماسیون فرایند کسب و کار ارزش کسب و کار را به شکلی موثر و کارآمد افزایش می دهد که به معنای توسعه فرایندهای تجاری است و بینش اتخاذ تصمیم درست را در اختیار مدیران قرار می دهد.
اگر یک استراتژی اتوماسیون فرایند قابل استفاده و توسعه باشد، سازمان قادر است کنترل فرآیندهای کسب و کار را به دست بیاورد، ارتباطات را بهبود بخشد و سردرگمی را کاهش دهد. استفاده از اتوماسیون، زمان و منابع را آزاد می کند و به کارمندان فرصت می دهد که به جای کارهای خسته کننده، تکراری و اغلب خسته کننده بر کار اصلی تمرکز کنند.
اتوماسیون فرایند کسب و کار چگونه کمک می کند؟
نرم افزار BPS به کسب و کارها کمک می کند تا با مدیریت داده ها و وابستگی ها در ابزارها و فناوری های متعدد، اغلب بدون نیاز به اسکریپت کارآمدتر شوند. این امکان به فناوری اطلاعات اجازه می دهد تا نیازهای تجاری در حال تغییر را به سرعت و به شکلی قابل اعتماد برآورده کند که منجر به رضایت مشتری میشود چون هیچ تاخیر یا وقفه ای در خدمات یا به‌روزرسانی محصول وجود ندارد.
به عنوان مثال تاثیرگذاری اصلی صنایع مالی و مراقبت های بهداشتی بر ارائه داده های شفاف و دقیق به مشتریان متکی است. اتوماسیون فرایند کسب و کار با تسهیل فرآیندهایی که انبارهای IT و داده را به فرآیندهای تجاری حیاتی متصل می کنند این ارتباط را به وجود می آورند.
راه حل های BPA همچنین به آسانی با ابزارها و فن آوری های متفاوت ادغام شوند. بخش فناوری اطلاعات با اتوماسیون فرآیندهای سرتاسر سازمان را نظارت و کنترل می کند که در کنار ارائه ممیزی برای فرآیندها و سیستم های سازمان، شفافیت در سطح سازمان را ارتقا می دهد. علاوه بر این، BPA به آرامش خاطر برای ذی نفعان کلیدی منجر می شود چون با کمترین مشکل می توانند به فرایندهای جاری دسترسی داشته باشند.
اتوماسیون فرایند کسب و کار جایگزین فعالیتهای دستی
فرآیندهای ثبت حضور: کنترل ورود کارکنان اغلب یکی از وظایف اداری خسته کننده است که امکان خطای دستی بالایی دارد. این وظیفه علاوه بر تیم منابع انسانی، بلکه برای کارکنان فناوری اطلاعات نیز بار کاری اضافی ایجاد می کند. اتوماسیون با حذف این عمل و در نتیجه صرفه جویی در زمان و منابع، ثبت حضور کارکنان را ساده می کند.
مدیریت اسناد: انتقال اسناد بین پوشه ها و برنامه ها می تواند زمان بر و مستعد خطاهای انسانی باشد. برای ساده سازی اتوماسیون فرایند کسب و کار، اکثر سازمان‌ها انتقال فایل‌های خود را با استفاده از اسکریپت‌های دسته ای یا ابزارهای مدیریت انتقال فایل خودکار می‌کنند. در نتیجه، عملیات انتقال فایل مدیریت شده (MFT) و نرم افزار MFT اغلب به طور جداگانه از محیط اتوماسیون بزرگتر مدیریت می شود و فرآیندهای تجاری روزمره را پیچیده تر می کند.
نرم افزار اتوماسیون با ادغام عملیات MFT در یک مسیر واحد، این پیچیدگی را از بین می برد. علاوه بر این اتوماسیون فرایند کسب و کار باعث انتقال امن داده ها و به اشتراک گذاری فایل بین جریان های کاری می شود و از پروتکل های انتقال فایل امن (از جمله SFTP و FTPS) پشتیبانی می کند.
وظایف متداول BPA که مدیریت داده را تسهیل می کنند
یکپارچه سازی داده ها: BPA بدون صرف زمان زیاد، هزینه ها و منابع گزاف برای ادغام های اسکریپت.
گردش های کاری سراسری بین نرم افزارهای اتوماسیون فرایند کسب و کار و برنامه های ERP مانند Informatica PowerCenter را فعال می کند. مهمتر از آن ادغام یکپارچه بین برنامه ها، پایگاه‌های اطلاعاتی و منابع محاسباتی، زمان تلف شده را به حداقل می رساند تا داده های کلیدی به سرعت در دسترس باشند.
فرآیندهای پشتیبان: عملکردهای پشتیبان اغلب پشتیبانی از اداره، تیم های میز کمک و کارکنان فناوری اطلاعات را در برمی گیرد.
اتوماسیون فرایند کسب و کار گردش کار سراسری بین برنامه های کاربردی پشتیبان و فضای ابری را ساده می کند و نتیجه آن ارائه سرعت داده ها بالا برای تکمیل عملیات روزانه مانند ثبت صورت حساب، سفارش های خرید، گزارش های هزینه، فرآیندهای تایید، پشتیبانی مشتری، ورود داده ها و غیره است.
مدیریت فرایند کسب و کار BPM
تحلیل و مدلسازی فرایندها
یک نرم افزار اتوماسیون چگونه کار می کند؟
فرآیند کسب و کار مجموعه ای از وظایف است که در یک نظم خاص برای دستیابی به هدف خوپ انجام می شود. بنابراین، باید با تعریف هدف اتوماسیون فرایند کسب و کار و مراحل رسیدن به آن شروع کنید. این نرم افزار به شما امکان می دهد قوانین تعریف شده توسط کاربر را برای ایجاد یک گردش کار مشروط که مراحل را آغاز می کند، تنظیم کنید.
مثال: یک قرارداد باید قبل از ارسال به تعدادی از امضاکنندگان، مراحل تأیید را طی کند. سپس سند امضا شده دیجیتالی به فرستنده اصلی بازگردانده می شود. در صورت عدم وجود تأییدیه یا امضا، می توان سند را طوری تنظیم کرد که مسیر دیگری را دنبال کند. اگر اتوماسیون فرایند کسب و کار به صورت دستی عملی شود، چنین فرآیندی ممکن است تا یک هفته طول بکشد – و اگر طرفین در کشورهای مختلف باشند، بسیار بیشتر است. راه حل های اتوماسیون فرآیندهای تجاری زمان پردازش را تنها به چند ساعت کاهش می دهند.
BPA چگونه با اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) مرتبط است؟
اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) از یک نرم افزار برای خودکارسازی کارهای تکراری خاص استفاده می کند. نرم افزار RPA برای تقلید از اقدامات تکراری انسان ها مانند کپی و چسباندن داده ها در یک زمینه آموزش دیده است. نرم افزار اتوماسیون فرایند کسب و کار تمایل دارد کارهای پیچیده تری را نسبت به RPA انجام دهد. BPA مراحل خودکار را برای تراکنش‌های چند مرحله‌ای که شامل یک سری از سیستمهای تجاری است، تشریح می‌کند.
همچنین بسیاری از راه حل های RPA، ابزارهای نرم افزاری از پیش ساخته شده ای هستند که به راحتی نصب می شوند و بدون اتصال به پایگاه های داده یا دسترسی به رابط های برنامه نویسی برنامه (API) بر سیستم های موجود اجرا می شوند. راه‌حل‌های اتوماسیون فرایند کسب و کار نیز برای یک سازمان خاص پیچیده و سفارشی‌سازی شده‌اند، معمولاً در سیستم های داده ادغام یا به API متصل می‌شوند. این امکان وجود دارد که یک راه حل BPA از نرم افزار RPA استفاده کند.
چه نوع نرم افزارهایی به اتوماسیون کمک می کنند؟
از آنجایی که کسب و کارها به دنبال صرفه‌جویی در هزینه و ساده سازی عملیات هستند، ممکن است به نرم‌افزار اتوماسیون فرایند کسب و کار برای بهینه سازی تشخیص ورودی، اتوماسیون تصمیم گیری و تقویت و پاسخ خودکار باشد. روی بیاورند. دقت کنید که نحوه طراحی نرم افزار می تواند به تفاوت های بزرگی منجر شود و اگر این ابزارها بتوانند بر روی انواع زیرساخت‌ها اجرا شوند سودمند هستند.
راه حل های اتوماسیون چگونه به شما کمک می کنند؟
شروع اتوماسیون فرایند کسب و کار ممکن است چالش برانگیز به نظر برسد. برخی ترجیح می دهند در ساخت راه حل های داخلی سرمایه گذاری کنند که به زمان و منابع بسیار بیشتری نیاز دارد. برخی دیگر بر نرم افزارهای شخص ثالث تکیه می کنند که اثربخشی آنها قبلاً با موفقیت آنها در بازار ثابت شده است. طیف گسترده ای از انتخاب ها برای شرکت ها وجود دارد که به آنها اجازه می دهد تا بهترین ابزار را برای نیازهای تجاری خاص خود بیابند.
سه مزیت اصلی برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون فرایند کسب و کار وجود دارد که عبارتند از:
- سهولت در راه اندازی: برای ساخت، نصب و راه اندازی نرم افزار نیازی به تیم فناوری اطلاعات نیست، ارائه دهنده نرم افزار از همه این موارد مراقبت می کند.
- دسترسی آنلاین و انعطاف پذیری: اتصال به اینترنت تنها چیزی است که برای کنترل کامل فرآیندهای خود نیاز دارید. یک ارائه دهنده مناسب قادر است نرم افزار را بر سرورهای خود میزبانی می کند و اجازه می دهد در همه دستگاه هایتان به آن دسترسی داشته باشید.
- امنیت بالاتر: با اتوماسیون فرایند کسب و کار اگر هکرها به شبکه شما نفوذ کنند، فرآیندها و داده های شما تحت تأثیر قرار نمی گیرند. هر اتفاقی که بیفتد، می توانید تداوم کسب و کار و عملکرد خوب مداوم خدمات خود را تضمین کنید.
دیگر مزایای اتوماسیون کدامند؟
- صرفه جویی در وقت کارمندان
- کمک در کاهش هزینه ها
- افزایش بهره وری
- کارآمدتر شدن فرآیندهای تجاری
- کاهش میزان خطاها به حداقل
- استاندارد کردن فرآیندها
- فراهم کردن سوابق قابل بازرسی
- تضمین انطباق
- ارائه تجربه بهتر به مشتری
- افزایش مقیاس پذیری
چند مورد از کاربردهای اتوماسیون فرایند کسب و کار
- فرآیند استخدام: سازمان ها می توانند صدها یا حتی هزاران درخواست شغلی را برای یک موقعیت واحد دریافت کنند. با استفاده از اتوماسیون فرآیند، کارفرمایان می توانند به طور یکپارچه متقاضیان را فیلتر کرده و افرادی که برای مصاحبه مناسب هستند را شناسایی کنند.
- درخواست مرخصی و مرخصی کارکنان: پردازش و پیگیری درخواست های مرخصی کارکنان به طور سنتی فرآیندهای زمان بر و تکراری هستند. با اتوماسیون فرایند کسب و کار، یک کارمند می تواند درخواست خود را به صورت الکترونیکی از طریق وب ارسال کند که برای تأیید، به سرپرست او ارسال می شود. علاوه بر این، کارمندان می توانند به راحتی کمک هزینه مرخصی را مشاهده و درخواست های معلق را پیگیری کنند.
- رسیدگی به دعاوی: آژانس های بیمه از اتوماسیون برای مدیریت و پردازش تعداد زیادی از خسارت ها استفاده می کنند. راهبردهای اتوماسیون بسیاری از عملکردهای مهم را انجام می دهند: دریافت مطالبات، ارزیابی خسارت، ارسال اعلامیه های تسویه حساب، و پردازش پرداخت ها. شرکت های بیمه همچنین با اتوماسیون فرایند کسب و کار می توانند از طریق استخراج و تجزیه و تحلیل منابع داده غیرساخت یافته، بینش قدرتمندی به دست آورند.
بررسی دقیق کاربرد اتوماسیون در ثبت قرارداد
برای اینکه فرایند اتوماسیون کسب و کار را بهتر درک شود، یک مثال را بررسی می کنیم.نمایندگان فروش معمولا بخش قابل توجهی از روز کاری خود را صرف کارهای اداری می کنند – از جمع آوری گزارش ها گرفته تا ایجاد لیست ها و ثبت قراردادها. ایجاد قرارداد بدون اتوماسیون فرایند کسب و کار برای تیم های فروش به شکل زیر است:
- پس از رسیدن به زمان بستن حساب جدید، نمایندگان فروش به صورت دستی قرارداد نهایی را آماده می کنند. این فرآیند چند مرحله ای مستلزم ورود به سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، کپی کردن داده های مشتری و ثبت آن در یک سند از پیش فرمت شده است.
- نمایندگان فروش که فاقد اتوماسیون فرایند کسب و کار هستند، با بخش حسابداری تماس می گیرند تا شرایط قرارداد را به اشتراک بگذارند و داده های مربوط در چند زمینه مختلف را وارد کنند.
- نمایندگان فروش قبل از بازگشت به بخش حسابداری، قرارداد را برای تأیید به مدیر خود ارسال می کنند، جایی که آنها حساب های مورد نیاز را ایجاد می کنند.
- در نهایت، تیم فروش اطلاعات را به تیم خدمات مشتری ارسال می کند. متأسفانه شخصی شماره حساب را اشتباه تایپ کرده است، بنابراین تیم پشتیبانی زمان و تلاش قابل توجهی را صرف یافتن حساب صحیح می کند.
قرارداد اتوماسیون فرایند کسب و کار
- با کلیک یک دکمه، نماینده فروش داده ها را به یک الگوی از پیش قالب بندی شده برای ایجاد یک قرارداد می کشد.
- این ویژگی باعث می شود دنباله ای از وظایف که به موازات یکدیگر اجرا می شوند مانند ثبت نمایه جدید به طور خودکار در نرم افزار حسابداری و خدمات مشتری انجام شود.
- سیستم اتوماسیون فرایند کسب و کار همچنین به طور خودکار مرحله ای را اضافه می کند که در صورت تماس مشتری با خدمات مشتری، به مدیر حساب هشدار دهد.
- قرارداد به طور خودکار در میان سلسله مراتب اداری توزیع می شود. مدیران می توانند قرارداد را در متن ایمیل بدون خروج از آن تأیید کنند.
می بینیم که با BPA سازمان‌ها فقط تعداد مراحل دستی مورد نیاز برای انجام کارها را کاهش نمی‌دهند، بلکه سیستم های مختلف متفاوتی را برای تشکیل یک ماشین با اتصال خوب و بسیار کارآمد ادغام می کنند. در اتوماسیون فرایند کسب و کار سازمان ها با حذف نیاز به مداخله انسانی و تجزیه و تحلیل دستی داده ها، هزینه های عملیاتی را نیز کاهش می دهند.
چگونه اتوماسیون را شروع کنیم
استقبال از اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می تواند دلهره آور باشد. برای شروع تحول دیجیتال، ما سه مرحله را توصیه می کنیم: با یک فرآیند کوچک شروع کنید، منطق کسب و کار خود را تعریف کنید، و پلتفرم اتوماسیونی را انتخاب کنید که بتواند نیازهای کسب و کار را نه تنها همانطور که هست، بلکه در حین رشد برآورده کند.
پنج راه استراتژیک برای اتوماسیون فرایند کسب و کار
اگر می توانید همه کارمندان را در یک ماشین جا دهید و برای ناهار به رستوران بروید، پس اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار در اولویت پایینی برای شما قرار دارد. اما اگر جا به جایی شرکت شما دو خودرو یا بیشتر می طلبد، پس باید به دقت بررسی کنید که کدام فرآیند را می توانید خودکار کنید.
تیم کوچک به معنای خطای انسانی کمتر است، اما افزایش مقیاس کسب و کار به خودکار شدن برخی از کارهای تکراری و دستی نیاز دارد تا کارایی بهبود یابد و خطاها کمتر شوند. راه استراتژیک برای اتوماسیون فرایند کسب و کار چه ویژگی هایی دارد؟ کدام فرآیندها ابتدا باید خودکار شوند؟ برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نحوه خودکارسازی ادامه مطلب را بخوانید.
نکته اول: شناسایی مناطق عملکردی عملیات
خیال پردازی در مورد صرفه جویی هزینه ها از طریق جایگزین کردن کارمندان با هوش مصنوعی وسوسه انگیز است، اما اتوماسیون اینطور نیست. همچنان به مداخله انسانی نیاز وجود دارد و روبات ها به این زودی جای کارمندان را نمی گیرند. در عوض، اولین بخش از اتوماسیون فرایند کسب و کار، شناسایی مناطق کاربردی است که احتمالا فرصت هایی برای بهبود کارایی در هست. این بخش ها معمولا شامل تیم های فروش، حساب های پرداختی، خدمات مشتری، مدیریت موجودی و سایر زمینه های عملیات شرکت است.
نکته دوم: SOP ها را ایجاد کنید
رویه های عملیاتی استاندارد (SOP) مراحل دقیق لازم برای انجام و تکمیل مسئولیت های یک نقش را مستند می کنند. برای تکمیل هر نوع اتوماسیون فرایند کسب و کار، یک فرآیند باید به وضوح با مراحل و اقدامات انجام شود اما با وجود اهمیت SOPها، به نظر می رسد که همیشه کمترین اولویت را در یک کسب و کار کوچک دارند. به همین دلیل ممکن است رهبران اولویت بندی SOPها به عنوان یک هدف فصلی را منطقی تر ببینند. با این حال ایجاد «زمان SOP» جهانی باعث می شود همه برای تعریف نحوه انجام وظایف خود وقت بگذارند.
نکته سوم: وظایف تکراری را بشناسید
هنگامی که حوزه های کاربردی در اتوماسیون فرایند کسب و کار را شناسایی کردید، می توانید عمیق تر درباره کارهای تکراری که در نقش های هر بخش وجود دارد تفکر کنید. اینجاست که برای اولین بار، یک صاحب کسب و کار یا مدیر می تواند خود را جای کارمندان بگذارد و درد آنها زمان انجام کارهای دستی و تکراری را احساس کند. همچنین رهبران کسب و کار می توانند نسبت به مناطقی که بیشتر در معرض خطرات یا کمبودهای عملیاتی هستند تصور دقیق تری به دست بیاورند.
نکته چهارم: اولویت بندی مناطق برای خودکار
شاید بپرسید که هنگام اولویت بندی مناطق برای اتوماسیون فرایند کسب و کار چه عواملی باید در نظر گرفته شود؟ به بهبودهای عملیاتی و تأثیر آن بر مشتریان فکر کنید. ادغام یک راه حل اتوماسیون کسب و کار ممکن است به مزایایی مانند کاهش وظایف خسته کننده، کاهش خطاهای دستی و کنترل هزینه های متغیر منجر شود. فهرست را بر اساس تأثیر آن بر مشتریان، کارمندان و کسب و کار اولویت بندی کنید.
نکته پنجم: تحول دیجیتال
لازم نیست برای اتوماسیون فرایند کسب و کار، هزینه هنگفتی را صرف نرم افزار کدنویسی سفارشی مبتنی بر هوش مصنوعی کنید. چندین نرم افزار گردش کار و نرم افزار اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) وجود دارد که برای کمک به شرکت ها در طراحی و خودکارسازی فرآیندهای تجاری وجود دارد. شرکت‌هایی مانند Appian، Comidor، Outsystems، Signavio، و Process Maker همگی در ارائه نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار و فناوری های اتوماسیون با کد پایین تخصص دارند. یک نسخه نمایشی درخواست کنید و ببینید که چگونه و تا چه میزان از اهداف شرکت شما پشتیبانی می کنند.
هر تصمیمی که در این راستا بگیرید، اتوماسیون فرایند کسب و کار می تواند به تسریع رشد کسب و کار کمک کند. مناطق عملکردی عملیات را بشناسید، SOPها را ایجاد کنید، لیستی از کارهای تکراری بنویسید و مناطقی را برای خودکارسازی اولویت بندی کنید. در قدم آخر نرم افزاری را پیدا کنید که فرایند اتوماسیون را تقویت می کند و سپس مسیر ساختن یک کسب و کار بهتر را ادامه دهید.
حوزه‌های کلیدی که اتوماسیون در آن نتایج عالی ایجاد می کند
اتوماسیون فرایند کسب و کار می تواند تقریباً هر فرآیند دستی تکراری را ساده کند. این به ویژه برای سازمان هایی مانند عمده فروشان، مدارس و مؤسسات آموزش عالی که گردش مالی بالایی از دانشجویان دارند و با حجم انبوهی از اسناد مواجه می شوند. در اینجا لیست غیر جامعی از فرآیندهایی که می توانند از اتوماسیون بهره مند شوند آورده شده است:
- استخدام
- ثبت نام منابع انسانی و استخدام جدید
- کارمند خارج شدن از هواپیما
- ثبت نام و ثبت نام دانشجو با استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار
- کمک های مالی و درخواست های کمک هزینه
- مدیریت اسناد
- ردیابی زمان یا حضور و غیاب
- قراردادها و فرم های رضایت
- نوبت دهی و نوبت دهی مجدد
- سفارشات و درخواست های خرید
- فرآیندهای حسابداری
- پردازش سفارش
- مدیریت موجودی
- تجزیه و تحلیل داده ها و ارزیابی ریسک
- درخواست های مرخصی
- درخواست های سفر
- مدیریت اجرایی
- RSVP های رویداد
- ممیزی و انطباق
- بازاریابی ایمیلی و رسانه های اجتماعی
- دریافت و ارجاع بیماران
کدام فرآیندهای تجاری را نباید خودکار کنید؟
قبل از اینکه وارد یک جنون اتوماسیون فرایند کسب و کار شوید، به خاطر داشته باشید که در حالی که اجرای BPA می تواند بسیار سودمند باشد، بهتر است فرآیندهای خاصی را خودکار نکنید، برا یمثال فرآیندهایی که شامل تصمیم گیری پیچیده و قابلیت های تفکر انتقادی است. البته که می توانید تأییدها و ردهای خاص را با شرایط اولیه خودکار کنید، اما انسان ها در تصمیم‌گیری های پیچیده‌تر بهتر عمل می کنند. اتوماسیون در این موارد به عنوان یک ابزار کمکی وارد میدان می شود، به عنوان مثال با دادن نظارت استراتژیک از طریق گزارش دهی دقیق.
فرآیندهایی که نیاز به “لمس انسانی” دارند نیز نباید کاملا جز اتوماسیون فرایند کسب و کار باشند. اینها شامل فرآیندهایی است که به طور بالقوه شامل احساسات هستند مانند ارائه بازخورد دشوار، یا بخش های خاصی از فرآیند خارج کردن سرنشینان هواپیما. فرآیندهایی که فاقد ساختار هستند یا در معرض تغییرات و نوسانات مکرر قرار دارند نیز به سختی قابل خودکارسازی هستند. اگر تشخیص قوانین یا شرایط خاص برای اعمال یک فرآیند برای شما دشوار است، احتمالاً بهتر است آن را خودکار نکنید.
اجرای اتوماسیون فرایند کسب و کار: روش اول
روش های مختلفی برای پیاده سازی فناوری اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار وجود دارد و اولین مورد از طریق یک راه حل سفارشی است. این در درجه اول مورد توجه سازمان‌هایی است که سیستمهای قدیمی پیچیده‌ای دارند که در حال حاضر قادر به ارتباط با سایر سیستم‌ها از طریق API نیستند.
راه حل هایی مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) می تواند کمک کند، اما آنها یک راه حل کوتاه مدت برای اتوماسیون فرایند کسب و کار هستند. در حالی که آنها مطمئناً عمر مفید سیستم قدیمی شما را افزایش می دهند، راه حل های سفارشی بیشتر با نیازهای دقیق شما سازگار هستند. نکته منفی این است که ساخت راه حل های سفارشی بسیار گران است و نگهداری آنها حتی گران تر تمام می شود. همچنین پیدا کردن و حفظ توسعه دهندگان با استعداد دشوار است.
اتوماسیون فرایند کسب و کار
: روش دوم
روش دوم ارزان تر اما درهم و برهم تر است. اسکریپت نویسی یا ادغام های نقطه به نقطه به شما این امکان را می دهد که بخش هایی از خودکاری سازی کسب و کارتان را انجام دهید. به عنوان مثال، شما ممکن است از Zapier برای تولید یک گزارش از صفحه گسترده استفاده کنید و ورود داده ها را کاهش دهید. اگر فقط در چند مکان به اتوماسیون فرایند کسب و کار نیاز دارید، این عمل می تواند مفید باشد.
نکته منفی این است که گردش کار شما می تواند به سرعت به یک آشفتگی بی نظم و پیچیده از ادغام تبدیل شود که درک و حفظ آن دشوار است. این امر به ویژه در صورتی صادق است که فرد مسئول آن را ترک کند و شما نیازمند جایگزینی شخص جدیدی باشید.
اتوماسیون فرایند کسب و کار
: روش سوم
روش سوم پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون تصویری و کم کد است. کار کردن بعضی از نرم افزارهای مدرن به لطف وجود فرم های کم کد و گردش کار پویا آسان است. این فناوری‌های BPA با سیستمهای موجود ادغام می‌شوند و قابلیت تحرک داخلی را دارند. این روش همچنین به شما اجازه می دهد که علاوه بر وظایف فردی بر کل فرآیند تمرکز کنید، همچنین راه حل های اختصاصی برای موارد استفاده خاص و ادغام ها، مانند Zapier برای اتصال فرم ها را نیز به کار بگیرید.
عناصر اتوماسیون فرایند کسب و کار
- شناخت کاربر – نوع BPA که انتخاب می کنید باید نیازهای کاربران نهایی را برآورده کند. همه ذینفعان باید از فرآیند خودکار راحت و راضی باشند بنابراین تغییر کامل روش انجام کارها فقط دلیل خودکارسازی عاقلانه نیست. اتوماسیون باید مجموعه روش های مورد استفاده را تقویت و بهبود بخشد.
- برنامه ریزی – ایجاد یک نقشه بصری یا طرح اولیه قبل از اتوماسیون فرایند کسب و کار امری کلیدی است. جریان فرآیند مورد نظر را مستند و یادداشت کنید تا در یک نگاه بتوانید مناطقی را که اتوماسیون در آنها سودمندتر است را مشخص کنید.
- آن را ساده نگه دارید – تعداد تکنیک ها، روش ها و ابزارهای خاص مورد استفاده برای بهبود فرآیندهای مربوط به اتوماسیون باید به حداقل ممکن برسد. بله، شلوغی اتوماسیون وقتی که شروع می کنید می‌تواند هیجان‌انگیز باشد اما فریفته نشوید. فقط فرآیندهایی را خودکار کنید که واقعاً به آن نیاز دارند.
- مستندات – در ابتدای اتوماسیون فرایند کسب و کار همه چیز روان و بدون مشکل پیش می رود اما دیر یا زود، هنگامی که با مشکل مواجه می شوید باید عیب یابی کنید. در این زمان اگر با یادداشت ها و گزارش ها مستندسازی کرده اید، پرداختن به جزئیات آسان تر می شود.
- آزمایش – قبل از اینکه واقعاً شروع به استفاده یا اجرای اتوماسیون خود کنید، باید آن را در شرایط واقعی آزمایش کنید. این کار به شما فرصت می دهد تا هر گونه اشکال یا مراحل از دست رفته را شناسایی کرده و قبل از شروع کامل اتوماسیون فرایند کسب و کار آنها را مرتب کنید.
- آموزش – آموزش دادن به کاربران یک امر ضروری است. یکی از راه های خوب برای انجام این کار استفاده از رویکرد “آموزش دهنده” است.
این شش عنصر کلیدی برای عملکرد BPA شما هستند، اما موارد بیشتری نیز وجود دارد. اصول خاصی نیز وجود دارد که باید به کار گرفته شوند که در بخش بعدی به آنها نگاه خواهیم کرد. آنها آنچه را که یاد می گیرند به سایر اعضای تیم منتقل می کنند. این امر باعث می شود همه افراد درگیر در استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار کاملاً مستدل باشند و همچنین می توانند در صورت بروز چالش به رهبران تیم برای راهنمایی مراجعه کنند.
.
بهترین روش ها در BPA برای نتایج موثر و به موقع: قسمت اول
آرام پیش بروید: صاحبان مشاغل ممکن است مشتاق باشند که اتوماسیون را به یکباره انجام دهند. اما نتیجه این عمل می تواند معکوس باشد. بهتر است این کار را به صورت مرحله ای انجام دهید. با پیشروی آرام می توانید اثرات اتوماسیون فرایند کسب و کار را آزمایش کنید، موانع جاده را بشناسید و به راه حل های بالقوه برای از بین بردن مشکلات برسید.
ابزار مناسب را انتخاب کنید: هدف را انتخاب بهترین ابزار مناسب برای نیازهای سازمانی خود قرار دهید. بهترین ابزار BPM و اتوماسیون مناسب برای کسب و کار شما، باید از نظر سطح قابلیت ها با در نظر گرفتن کاربران فنی یا غیر فنی و همینطور مقیاس پذیری مناسب باشد.
اهداف خاص اتوماسیون را برای اندازه گیری ROI تعریف کنید: برخی از سازمان ها قبل از اینکه به اهداف فکر کنند، سراغ اجرای اتوماسیون فرایند کسب و کار می روند اما در واقعیت باید برعکس باشد. اولین قدمی که باید قبل از خودکارسازی بردارید، شناسایی یا مشخص کردن اهداف است. هر اقدام یا عملکردی باید ارزیابی شود تا بتوانید ارزش سرمایه گذاری را تایید کنید.
همیشه یک برنامه پشتیبان داشته باشید: اتکای صرف به رایانه یا فناوری یعنی آماده کردن مقدمات شکست. برخی از سازمان ها برنامه نویسان داخلی خود را دارند و مایلند نرم افزار آنها از ابتدا ساخته شود. اگر از این دسته هستید، باید زبان مورد استفاده برای طراحی ابزارهای اتوماسیون فرایند کسب و کار خود را بدانید.
بهترین روش ها در BPA برای نتایج موثر و به موقع: قسمت دوم
شفاف باشید: وقتی کسب و کار خود را خودکار می کنید، احتمالاً تغییرات زیادی رخ خواهد داد و نقش های برخی افراد احتمالاً عوض می شود. برخی از افراد مسئولیت های بیشتری را بر عهده خواهند گرفت در حالی که برخی دیگر برای انجام عملیات های دیگر مجدداً منصوب می شوند. با این حال، تغییرات اتوماسیون فرایند کسب و کار باید روشن شود و کارمندان از آنها آگاه شوند تا بتوانید وظایف و همچنین نقش های هر کارمند یا ذی نفعان درگیر در توسعه را دوباره برقرار کنید. به همین دلیل است که انتخاب یک راه حل انسان محور ترجیح داده می شود چون به رهبران کسب و کار اجازه می دهد نفس راحتی بکشند.
همه را در فرآیند مشارکت دهید: اتوماسیون یک تحول گسترده است که وقتی به هر سازمانی معرفی شود، می تواند مقاومت منفعل (یا فعال) نیروی کار را ایجاد کند. یعنی احتمال اینکه تلاش های اتوماسیون فرایند کسب و کار شما ناموفق باشد وجود دارد. بسیار مهم است که مطمئن شوید هیچ دلیلی کارمندان شما را از پذیرا شدن تغییر عقب نگه نمی دارد. بنابراین برای تشویق مشارکت کامل نیروی کار و همچنین پذیرش پلتفرم جدید باید تمام افراد را از ابتدا درگیر کنید.
ملاحظات اجرای BPA
تجربه کاربر: UX بسیار مهم است. تا زمانی که فرآیندهای آنلاین شما شگفت انگیز به نظر برسند و عملکردی سریع ارائه ندهند، هیچ‌کس از آنها استفاده نخواهد کرد.
پاسخگویی موبایل: اتوماسیون فرایند کسب و کار باید از استفاده از تلفن همراه بدون کدگذاری تخصصی پشتیبانی کند. طراحی ریسپانسیو باید شامل ویژگی هایی مانند دکمه های کمی بزرگ تر، فاصله اضافه‌شده بین بخش ها و تقسیم کردن فرم های طولانی به صفحات کوتاه تر باشد.
استقرار انعطاف پذیر: استقرار مبتنی بر فضای ذخیره سازی ابری مزایای عمده ای دارد و در سال های اخیر به چیزی شبیه به پیش فرض تبدیل شده است. اما اتصال فرایندها به داده های سیستم داخلی در اتوماسیون فرایند کسب و کار همیشه از طریق فضای ذخیره سازی ابری امکان پذیر نیست و باید آن را در نظر بگیرید.
ادغام: همانطور که در بالا ذکر شد، فرآیندها نیاز به دسترسی به داده ها در سیستم های داخلی و پایگاه داده شما دارند. مطمئن شوید که سیستم به پایگاه داده های SQL، Active Directory و سایر نرم افزارهای اصلی مستقر در سازمان شما متصل است.
ابزارهای بصری: مطمئن شوید نرم افزار شامل یک پلتفرم بصری و کم کد است. حتی اگر هدفتان از به کارگیری فناوری اطلاعات گردش کار بیشتر است، همچنان باید به دنبال ابزارهای بصری باشید. هرچه زودتر کاربران را در اتوماسیون فرایند کسب و کار مشارکت دهید، احتمال بیشتری وجود دارد که اتوماسیون شما نیازها را برآورده کند و پذیرفته شود.