سیستم مدیریت فرایند BPMS
سیستم مدیریت فرایند BPMS ، مخفف Business Process Management System است. نرم افزار BPMS ابزاری برای اجرای روش مدیریت، جهت بهبود فرآیندهای تجاری سازمان از طریق شناسایی، مدلسازی، اتوماسیون، تحلیل و اندازه‌گیری عملکرد است. مزیت کلیدی اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS این است که کاربران، این فرصت را دارند که به طور فعال در بهبود فرآیندهای تجاری، از طریق ابزارهای ساده و شهودی مشارکت کنند. این مزایا به دلیل سه جزء ابزار ساخت فرآیندها، اجرای پلتفرم و نظارت (کتابخانه فرآیند) امکان پذیر است.
در متن پیش رو به بررسی این موضوع پرداختیم که سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) چیست و چگونه میتوان با تنظیم این اصل، کسب و کار خود را بهبود بخشید.
سیستم مدیریت فرایند BPMS چگونه کار می کند؟
روش عملکرد نرم افزار BPMS ، طی مراحل ذیل صورت می گیرد که با توجه به آنها، می توان به ساده سازی انجام فرآیندها کمک نمود.
شناسائی و تحلیل فرآیندها
فرآیند، فعالیت هایی است که جهت کسب نتایجی خاص انجام می شود. بنابراین، قبل از اتوماسیون گردش کار، فرآیندها به مستندات نیاز دارند. مستندسازی فرآیند، مستلزم همکاری و برنامه ریزی بین ذینفعان، برای تعیین کارآمدترین و مناسب ترین اقدامات برای انجام یک وظیفه است.
سپس جریان های فرآیند کسب و کار را می توان در اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS بازآفرینی کرد و توسط پرسنل مربوطه بازبینی نمود تا اطمینان حاصل شود که تصویر موثری از فرآیند به دست می آید.
طراحی و مدلسازی فرآیندها
برای ساخت فرآیندها در سیستم، کاربر به ابزار طراح فرآیند نیاز دارد. ابزارهای استفاده شده توسط طراح برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار در قالب فلوچارت و نمودار ارائه شده است. مجموعه ای از قوانین و عناصر، که برای مدل سازی فرآیند استفاده می شود، آن را انعطاف پذیر می کند.
مزیت غیرقابل انکار مدل سازی فرآیندهای تجاری شرکت در سیستم های BPM این است که این فرآیندها به سادگی مستند نیستند، بلکه آزموده شده اند. این به کاربر اجازه می‌دهد تا قبل از پخش زنده، نقاط ضعف را با اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS اصلاح کند.
نرم افزار اتوماسیون فرایند ها یا سیستم مدیریت فرایند BPMS
اتوماسیون وسیله ای است که به وسیله آن یک فرآیند با کمترین مداخله انجام می شود. اتوماسیون گردش کار به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهتر مدیریت و بهینه کنند. ساختمان اتوماسیون ها شامل جمع آوری اقدامات و وارد کردن مکانیسم های مورد نیاز برای شبیه سازی رفتار و نتیجه یک فرآیند است. کارهایی که به احتمال زیاد خودکار می شوند، کارهایی هستند که به طور مکرر تکرار شده و کارهای معمولی در عملکردهای روزانه کارکنان می باشند که از طریق یک فرآیند خودکار سریعتر در اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS تکمیل می شوند.
تجزیه و تحلیل فرایندها
ابزارهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، سطوح متعددی از گزارش یا توانایی ادغام با ابزارهای گزارش دهی را برای ارائه تجزیه و تحلیل در مورد عملکرد فرآیند ارائه می دهند. گزارش ها به شاخص های کلیدی عملکرد مرتبط هستند و داده‌هایی را در مورد اثربخشی فرآیندها، اعضای تیم و غیره ارائه می‌دهند. برای سازمان هایی که می خواهند بهره وری را با بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار افزایش دهند، اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS برتر، ضروری است.
اهمیت اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS
با سیستم مدیریت فرایند BPMS مناسب، می‌توانید مراحل فرآیند دستی را برای کاهش نرخ خطا حذف کنید و در عین کاهش هزینه‌ها، فرآیندها را تسریع نمایید. با ارائه بینش بیشتر از طریق تجزیه و تحلیل فرآیند و داشبورد در زمان واقعی، یک سیستم مدیریت فرایند BPMS برتر می تواند به شما در شناسایی تنگناها و جلوگیری از مشکلات در پایین دست، کمک کند. بدین ترتیب، با کمک به شما در تنظیم سریع فرآیندها در پرتو تغییرات در محیط کسب و کار، یک سیستم مدیریت فرایند BPMS قوی می تواند سازمان شما را با چابکی بیشتر متحول کند.
هنگامی که به دنبال اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS مناسب برای سازمان خود هستید، می توانید راهنمایی های لازم را از کارشناسان این بخش نیز دریافت کنید. با نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)، می توانید با اجرای خودکار و هماهنگ کردن تمام مراحل یک فرآیند، از جمله مراحلی که باید توسط افراد یا سیستم ها انجام شود، کارایی را افزایش دهید.
همچنین، افزایش شفافیت با نظارت بر عملکرد در طول اجرای فرآیند ایجاد شده و اقدام بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده از تجزیه و تحلیل سریع صورت می گیرد. ضمن آنکه با تغییر مسیر کار به مکان های دیگر، افزودن منابع موقت و ایجاد فرآیندهای تریاژ، مشکلات را به سرعت حل خواهد کرد..
با اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، بهبود کیفیت با ساده‌سازی فرآیندها، اجتناب از خطاهای دستی و توانمندسازی کارکنان برای پیروی از فرآیندهای استاندارد و بهینه شده که می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد، صورت خواهد داد.
ویژگی های سیستم مدیریت فرایند BPMS
ویژگی های یک راه حل موثر مدیریت فرآیند کسب و کار عبارتند از:
- سازنده فرم برای جمع آوری، نمایش و مسیریابی داده های مربوطه
- اتوماسیون گردش کار برای تخصیص وظایف، ایجاد قوانین و تعیین ضرب الاجل
- فرآیند تایید برای ارزیابی اسناد و انتساب پویا به تایید کنندگان
- اعلان‌ها و هشدارهای سفارشی‌شده، برای اطلاع کاربران از وضعیت کار
- ابزار نمودارسازی فرآیند بصری، به طور ایده آل یک رابط بصری بر اساس مراحل تجاری
- فرم های الکترونیکی، برای تسریع فرآیندها و بهبود دقت اطلاعات
- طراحی فرم سفارشی سازی شده بر اساس ترجیحات و تخصص کاربر
- کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، برای محافظت از اطلاعات با محدود کردن
- برخورداری موثر از پشتیبانی موبایل در برنامه اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS
- ویژگی های مدیر، برای یک مدیر داخلی، برای انجام وظایف، موارد و فرم‌ها در صورت لزوم
- ورود به سیستم توسط کاربران، با یک مجموعه از اعتبارنامه در چندین پلت فرم تجاری
- یکپارچه سازی با سیستم های نرم افزاری موجود، از جمله پشتیبانی API، وب‌قلاب‌ها و سایر ابزارهای کمکی برای حذف انتقال دستی داده‌ها
- نظارت بر فعالیت و داشبورد، برای ارائه دید فوری به سلامت سیستم و کسب و کار
- گزارش‌ها و تحلیل ها، برای ارائه معیارهای فرآیند
- عملکرد برای پایگاه‌های کاربری بزرگ، جهت فعال کردن مقیاس بندی با افزایش پایگاه کاربر
- معیارهای عملکرد فرآیند، برای رهبران کسب و کار جهت شناسایی زمینه های بهبود
بهره مندی سازمان ها از سیستم مدیریت فرایند BPMS
یک پلتفرم اطلاعات سازمانی، طیف گسترده ای از ویژگی های برنامه اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS را برای بهینه سازی فرآیندهای سازمان شما، دقیقاً همانطور که می خواهید ارائه می دهد، از آن جمله می توان به اتوماسیون گردش کار، تایید دینامیک، فرم های الکترونیکی، نظارت بر فعالیت های تجاری و داشبوردها و اعلان های خودکار، اشاره نمود.
با افزودن قوانین و منطق تجاری به پروژه ها و راه حل ها، عملکرد BPM به عنوان بخشی از یک پلت فرم اطلاعات متمرکز، فرآیندهای چرخه عمر سند را بهینه می کند و در عین حال ردیابی را برای امکان مشاهده تغییرات و مالکیت در هر مرحله از پروژه فراهم می نماید.
سیستم مدیریت فرایند BPMS چیست؟
در درک بهتر اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، ابتدا باید شرح دهیم که سیستم BPM چیست. این یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، مدلسازی، طراحی، اجرا و نگهداری فعالیت‌های تجاری و کارکنانی که آنها را مدیریت می‌کنند، در بخش‌ها و مکان‌های فیزیکی مختلف را امکان‌پذیر می‌سازد. در اینجا راه حل های نرم افزاری برای کمک به کسب و کارها طراحی شده‌اند تا فرآیندهای تجاری روزمره خود را برای حداکثر کارایی و بهره‌وری بهینه کنند.
ده مشخصه مهم در بهترین پلتفرم های سیستم مدیریت فرایند BPMS
ابزار نمودارسازی فرآیند بصری
مهم ترین چیزی که باید در مورد نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار در نظر بگیرید، نمودار جریان فرآیند است. چهار دسته از مدلسازی فرآیند در میان ابزارهای اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS وجود دارد :
بدون ابزار مدلسازی : این ابزارها از کدگذاری به عنوان راهی برای پیاده سازی فرآیند استفاده می کنند.
داده‌های جمع‌آوری‌شده از طریق فرم‌های رابط کاربری : اطلاعات مربوط به فرآیند کسب و کار از طریق فرم‌ها جمع‌آوری می‌شود.
رابط بصری بر اساس فعالیت : این گزینه کل فرآیند از جمله رسیدگی به رد و استثنا در هر مرحله را ترسیم می کند.
رابط بصری بر اساس مراحل کسب و کار : این در اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، شبیه به دسته سوم است، اما کاربر را با تمام نمایش های کوچک آزار نمی دهد. در عوض، به کاربر اجازه می‌دهد تا روی مسیر اصلی فرآیند کسب و کار تمرکز کند و نرم‌افزار به‌طور خودکار مسیرهای استثنا را هنگام کار، کنترل می‌کند.
گزینه چهارم معمولاً بهترین راه است. زیرا به نقاط قوت کاربر و سیستم عمل می کند. کاربر می داند که فرآیند باید هر بار چگونه اجرا شود و سیستم می تواند بهترین راه را برای ساختار مسیر ارائه دهد.
طراحی فرم
فرآیند بدون داده مانند قطار بدون مسافر است. هر فرآیند تجاری به راهی برای حمل بار در طول فرآیند نیاز دارد. در بسیاری از سیستم های موجود در BPM برای جمع آوری و ویرایش داده ها ، از فرم هایی در طول فرآیند بهره می برند. ابزارهای اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS باید انتخاب کنند که برای کاربر مبتدی مورد استفاده باشد یا برای کاربر قدرتمند اجرا می شوند.
کاربران تازه کار به همه چیز بسیار ساده و واضح نیاز دارند. کاربران قدرتمند می‌خواهند بتوانند یک فرم را سفارشی کنند. اگر یک طراحی فرم را انتخاب کنید که خیلی ساده باشد، احتمالاً موفق به انجام کار خواهید شد، اما خارج شدن از آن سیستم، دشوار خواهد بود. اگر فرمی را انتخاب کنید که خیلی پیچیده است، کاربران شما ممکن است هرگز آن را قبول نکنند و انتظاراتشان را برآورده نکند.
کنترل دسترسی مبتنی بر نقش
اگر داده‌های موجود در فرم‌ها و فیلدهای شما حساس هستند، یک برنامه اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS می‌خواهید که بتواند از مهم‌ترین اطلاعات شما محافظت کند. دسترسی ممکن است شامل ایجاد یک فیلد قابل ویرایش، فقط خواندنی یا کاملاً پنهان باشد.
بیشتر ابزارهای BPM نوعی کنترل دسترسی را در فرم ارائه می دهند، اما شرایط خاصی برای آن ها وجود دارد. این مهم است که انتخاب کنید که شما می خواهید دسترسی بخش خاصی از فرم خود را فقط به افراد خاصی محدود کنید.
یا آنکه دسترسی یک بخش خاص را به کل گروه، بدون وارد کردن نام همه آنها بدهید. یا آنکه فیلدهای خاصی فقط بر اساس داده های نشان داده شده در فیلدهای دیگر نمایش داده شوند. این امکان را هم می توانید در نظر بگیرید که به تمام موارد فوق، در مراحل مختلف اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS دست یابند.
برخورداری از پشتیبانی موبایل
اگر سیستم BPMS مورد ارزیابی شما حداقل از اندروید و iOS پشتیبانی نمی‌کند، باید فوراً آن را حذف کنید. زیرا در این حالت، کاربران شما تحمل کوتاهی برای برنامه هایی خواهند داشت که فقط با نشستن پشت میز می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند. لازم است که یک سیستم ابری را انتخاب کنید که از عملکردهای کاملی برای کاربران تلفن همراه پشتیبانی می کند و خدمات لازم را ارائه می دهد.
ویژگی های قدرتمند مدیر سیستم مدیریت فرایند BPMS
حتی بهترین نرم‌افزار اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS به دلیل برخی اقدامات عجیب و غریب کاربر، گاهی اوقات، مستعد اختلال در برنامه است. شما باید راهی برای مدیریت و ویرایش فرآیند داشته باشید که مستلزم تماس هر بار با یک مشاور گران نباشد.
سرپرست داخلی شما باید بتواند وظایف فردی را تخصیص داده، به طور انبوه کاربری ها را تخصیص دهد، موارد را حذف نماید. یا آنکه موارد را به حالت کامل منتقل کرده و فرم‌ها را در صورت نیاز در فرآیند کسب و کار ویرایش کند. بدون این توانایی ها، شما تحت الشعاع نرم افزار BPM خود و رفتار کاربران خود هستید.
امکان Single Sign-On (SSO) در سیستم مدیریت فرایند BPMS
اگر در یک سازمانی مشغول هستید، ممکن است یک ویژگی اجباری برای هر نرم افزار جدید، بر اساس خط مشی های IT داشته باشید. SSO به کاربر اجازه می دهد تا با یک مجموعه از اعتبارنامه ها در چندین پلتفرم نرم افزار مستقل وارد سیستم شود. این به تیم‌های فناوری اطلاعات کمک می‌کند اجازه دسترسی و پیگیری فعالیت را بدهند.
برخی از برنامه های اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، یک ورود به سیستم را ارائه می‌کنند، اما ممکن است در گزینه‌های خود کاملاً محدود باشند. مطمئن شوید که آنها نوع مورد نیاز شما را ارائه می دهند.
یکپارچه سازی با سیستم های نرم افزاری موجود
تعداد کمی از شرکت ها از راه حل BPM استفاده می کنند که نمی توانند با سایر سیستم های نرم افزاری اصلی ارتباط برقرار کنند. بدون توانایی ادغام، شما بسیاری از انتقال دستی داده را انجام خواهید داد که به طور موثر سود خالص اتوماسیون را از بین می برد. بدون ادغام قدرتمند، ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار یک شکست کامل هستند.
گزارش ها و تجزیه و تحلیل سیستم مدیریت فرایند BPMS
بدون گزارش عالی، یک برنامه اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، فقط یک ابزار گردش کار است. با این حال، بسیاری از ابزارهای BPM آمار فرآیند یا معیارهای پردازش آماده برای استفاده را ارائه نمی دهند. همچنین گزارش داده های فرم، باید قدرتمند و قابل تنظیم باشد. شما باید بتوانید گزارش هایی تولید کنید که به شما بگوید میانگین زمانی که برای تکمیل مراحل طول می‌کشد، چقدر خواهد بود.
همچنین یک تصویر فوری از همه موارد باز در اختیار داشته و هر چند وقت یکبار یک مورد رد یا تغییر مسیر دریافت کنید.گزارش‌ها باید بیشتر از فایل‌های CSV صادر شده باشند. ابزارهای عالی BPM با سازندگان نمودار سفارشی ارائه می شوند که به شما امکان می دهند از طیف گسترده ای از نمودارها و نقشه های مناسب استفاده کنید.
عملکرد برای پایگاه های کاربران بزرگ سیستم مدیریت فرایند BPMS
اکنون در دوره‌ای هستیم که یک تیم کوچک متشکل از 3-4 مهندس می‌توانند محصولی را گرد هم بیاورند و آن را بهترین اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS در وب سایت خود بنامند. حتی اگر همه ویژگی هایی را که در مورد آن بحث کردیم ساخته باشند، نرم‌افزار، هنگامی که تنها 100 کاربر دارد در مقابل کاربرانی با تعداد یک میلیون، عملکرد متفاوتی دارد.
تحقیقات خود را انجام دهید تا متوجه شوید که ارائه دهنده نرم افزار BPM ، چند مشتری دارد. آنها محصول را بر اساس چه سیستم هایی ساخته اند؟ آیا آنها می توانند با افزایش پایگاه کاربران خود، مقیاس شوند؟
معیارهای عملکرد فرآیند سیستم مدیریت فرایند BPMS
همه فرآیندهای تجاری دارای ضرب الاجل هستند، اما انتظارات معیار به موقع را برآورده نمی کنند. چنین موقعیت هایی از رهبران کسب و کار می‌خواهد تا شناسایی کنند که چه چیزی باعث تاخیر می‌شود و چگونه میتوان آن را بهبود بخشید. از همین روست که ضرورت اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS به خوبی احساس می شود.
معیارهای عملکرد فرآیند، ابزاری است که به شرکت ها کمک می کند تا مسائل مربوط به یک فرآیند را شناسایی کنند و تصمیمات معنی داری برای بهبود فرآیندهای ناکارآمد بگیرند. در BPM، معیارهای عملکرد فرآیند به طور خودکار داده‌های سیستم را جمع آوری می کنند که توسط مدیر فرآیند ارزیابی می شود تا مشخص شود آیا مشکل در نتیجه مواردی همچون مدل سازی فرآیند ضعیف و اجرای ضعیف فرآیند است.
توانمند سازی کسب و کار
همانطور که از نام آن پیداست، مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر مربوط به کسب و کار است و کمتر به فناوری مربوط می شود. با این حال، حتی اگر کسب و کار نیازهای خود را درک کند، معمولاً از پشتیبانی فناوری برای برآورده کردن آن برخوردار نیست.
بنابراین، هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت فرایند BPMS ، مهم است که پلتفرمی را انتخاب کنید که برای تجارت مناسب باشد، نیازی به کدنویسی کم یا بدون نیاز به برنامه‌نویسی داشته باشد و به کاربران اجازه دهد فرآین دهای خود را با پشتیبانی IT فراوان بسازند و مدیریت کنند.
در واقع حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار به سرعت در حال رشد است و راه حل های نرم افزاری جدید مانند اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS همیشه در حال ظهور هستند. قبل از اینکه به یک راه حل جدید BPM نگاه کنید، مطمئن شوید که تمام ویژگی های مورد نیاز شما را دارد. همچنین ممکن است یک محل کار دیجیتال کامل که امکان فرآیندهای ساختاریافته کمتری را نیز دارد به شما کمک کند.
نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) به سازمان ها و مشاغل کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خودکار را تعریف کرده و مدیریت نمایند. بدین ترتیب می توانند فرآیندهای دستی زمان بر را به جریان های کاری ساده در برنامه‌ه ای تجاری تبدیل کنند.
با افزودن قابلیت‌های ابر، هوش مصنوعی و تجزیه و تحلیل داده‌های بزرگ، BPMS به اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS هوشمند (iBPMS)، تبدیل می شود که خودکارسازی بیشتر فرآیندها، سرعت بخشیدن به توسعه گردش کار و بهبود هماهنگی فرآیندهای تجاری را فراهم می کند.
همکاری با سایر سیستمها در BPMS
فرآیندها اغلب به بحث های متنی، به اشتراک گذاری یادداشت های جلسه و سایر ارتباطات نیاز دارند که باید در همان مکانی که کار شما وجود دارد، اتفاق بیفتد. امکان همکاری در اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، مکالمات را فشرده و متمرکز نگه می‌دارد و به کل تیم شما اجازه می‌دهد در مورد بهبود فرآیند و بهینه‌سازی اطلاعات ارائه دهند.
بسیاری از سیستمهای سازمانی مانند سیستمهای ارتباطی ، سیستمهای انتقال فایل مانند ایمیل سرور وجود دارد که پس از نصب سیستم مدیریت فرایند کسب و کار لازم است ارتباط لازم بین موتور اصلی سیستم BPMS و سیستمهای ارتباطی دیگر برقرار گردد تا بتوان از آن بطور کامل استفاده نمود. تصور کنید کاربر یک فرایند را تکمیل کرده و باید منتظر انجام کار گردد در اینجا میتوان از سیستم ارسال پیامک در BPMS استفاده کرد تا نتیجه فرایند را برای او ارسال کند.
BPMS چگونه به سازمان شما کمک می کند؟
BPMS شما را قادر می سازد تا از اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار برای ساده سازی انواع وظایف استفاده کنید و اطمینان حاصل کند که فرآیند ها برای فعالیت هایی مانند بررسی و تأیید اسناد، مدیریت اسناد، مدیریت منابع انسانی و مدیریت درخواست های کارکنان دنبال می شوند.
اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS با خودکارسازی ارتباطات راه‌اندازی شده مانند هشدارهای کار از طریق ایمیل، یادآوری‌های پرداخت و نامه‌های تشکر، گردش کار را در سراسر تجارت شما بهبود می‌بخشد. حتی می تواند برای سازماندهی کمپین های بازاریابی ایمیلی مورد استفاده قرار گیرد و به شما کمک می کند پیام یا پاسخ مناسب را در زمان مقتضی، ارسال کنید.
تحلیل و آنالیز فرایندها
مدیریت فرایند و اتوماسیون اداری
مزایای سیستم BPMS
راه حل های BPMS و iBPMS ساخت اتوماسیون گردش کار را در طیف گسترده ای از برنامه های تجاری، استانداردسازی فرآیندها و ارائه آسان می کند که می توان آن ها را بشرح ذیل بیان نمود.
بهره وری بیشتر با استفاده از مدیریت فرایند
پیاده سازی نرم افزار اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS به این معنی است که افراد در سراسر شرکت و سازمان، زمان کمتری را برای فرآیندهای دستی تکراری صرف می‌کنند و به آنها اجازه می‌دهد تا بر انجام کار تمرکز کنند و بهره‌وری را افزایش دهند.
افزایش چابکی سازمان پس از نصب سیستم BPMS
با توانمندسازی شرکت ها برای مستند سازی، استاندارد سازی و خودکارسازی فرآیند های کسب‌وکار، BPMS هدایت و واکنش به تغییرات را از طریق گسترش سریع و مداوم فرآیندهای جدید، در سراسر سازمان آسان تر می‌کند.
همکاری ساده و پیشگیری از دستورات سلیقه ای
اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS تیم ها را قادر می سازد تا وظایف و تکالیف را به طور خودکار مسیریابی کنند و تضمین می کند که فرآیندهای جدید یا به روز شده در زمان واقعی اتخاذ می شوند و همه افراد را همیشه در یک صفحه نگه می دارد.
انطباق سیستم مدیریت فرایند با قوانین تجاری سازمان
با استفاده از BPMS برای ایجاد قوانین در فرآیندهای خود، مشاغل می توانند از انطباق با مقررات موجود اطمینان حاصل کنند و به سرعت با تغییرات قانونی با حداقل اختلال سازگار شوند.
تعامل و پشتیبانی بهتر با مشتری
از آنجایی که اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، کاربرد مداوم فرآیندهای تجاری را تضمین می کند، شرکت ها می توانند جنبه های کلیدی تعامل با مشتری را ایجاد، اجرا و نظارت کنند. مشتریان و شرکت‌ها از شخصی سازی بیشتر، ایجاد بلیط خودکار، پاسخ های یکنواخت و مدیریت مستمر سرنخ یا پرونده سود می‌برند.
چه کسانی از BPMS استفاده می کند؟
تقریباً هر کسی در کسب و کار، می تواند اتوماسیون هایی را طراحی و اجرا کند که به آنها کمک می کند با یک راه حل مدرن BPMS کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهند. همین چند سال پیش، اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، فرآیندی پیچیده بود.
توسعه دهندگان زمان قابل توجهی را با ذینفعان کسب و کار سپری کردند تا قبل از وارد کردن فناوری اطلاعات برای نوشتن کد، برای هر فرآیند خودکار از ابتدا، وظایف را در یک فرآیند ترسیم کنند. تغییرات بعدی در یک فرآیند به معنای نقشه برداری بیشتر، کدنویسی بیشتر و صرف زمان بیشتری برای به روزرسانی‌ها بود.
بهترین پلتفرم های اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS امروزی، ابتکارات اتوماسیون فرآیند را با کاهش یا حذف نیاز به پشتیبانی توسعه دهنده و فناوری اطلاعات، ساده می کنند. این سیستم ها سازمان ها را قادر می سازند فرآیند های بسیار پیچیده را پیاده سازی کنند و به تیم ها و افراد اجازه می دهند تا به راحتی فرآیند های خودکار را به تنهایی ایجاد و پیاده سازی نمایند.
اتوماسیون های ساختمانی با BPMS
یک راه حل نرم افزاری با کیفیت BPMS، طراحی و استقرار فرآیندهای خودکار را از حدس و گمان خارج می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد تا با استفاده از الگوها، رویکردی گام به گام را دنبال کنید. بهترین راه حل های اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS به شما راهی کارآمد و یکپارچه برای موارد متنوعی را می دهد.
شما می توانید فرآیندی را که می خواهید خودکار کنید، شناسایی و طراحی نمایید. همچنین، منطق کسب و کار برای فرآیند را درک کنید و هرگونه مستندات خروجی یا مدل های فرآیندی را که آن را تعریف می کند، بررسی نمایید.
از سویی دیگر، می توانید مراحل در جریان فرآیند کسب و کار را مدل کنید. مراحل فرآیند کسب و کار را در BPMS تعریف کنید و سناریوهای مختلف کسب و کار را در پلتفرم با استفاده از ابزارهای مدل سازی داخلی آزمایش نمایید. به جای نوشتن کد، اتوماسیون خود را با استفاده از ابزارهای طراحی نقطه و کلیک در برنامه اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS بسازید.
با استفاده از کتابخانه راه حل BPMS از الگوها و رابط های از پیش ساخته شده، جریان های فرآیند و رابط های کاربری را برای فرآیند کسب و کار ایجاد کنید. ضمن آنکه می توانید اتوماسیون خود را راه اندازی کنید و با تیم یا شرکت خود در سراسر شرکت به اشتراک بگذارید.
انتخاب راه حل BPMS
اگر هدف شما ساده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار است، هوشمندانه است که فهرست کوتاهی از راه حل های BPMS ایجاد کنید که واقعاً یادگیری و استفاده از اتوماسیون را برای افراد آسان می‌کند. بهترین پلتفرم‌های اتوماسیون امروزی و برنامه های اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، این کار را انجام می‌دهند.
تمرکز بر فرآیندهای مناسب
تصمیم بگیرید که آیا به راه حلی برای خودکارسازی کارهای معمول، مانند پردازش فاکتور نیاز دارید یا راه حلی که بتواند از اتوماسیون فرآیندهای طولانی مدت پیچیده مانند مدیریت بودجه یا نظارت بر عملکرد پشتیبانی کند، را نیاز دارید.
به عنوان یکی از اجزای کلیدی تحول دیجیتال موثر، راه‌حل BPMS که انتخاب می‌کنید باید در جهت قابلیت استفاده برای همه افراد شرکت باشد. بهترین راه‌حل‌های آن با کد پایین، دارای قابلیت های اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) هستند که پذیرش آسان‌تر در سراسر سازمان را انجام می‌دهند.
استقرار BPMS
تصمیم مهمی که باید بگیرید این است که آیا راه‌حل اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS مبتنی بر ابر یا درون محل را بکار ببرید. مزایای اولیه پلت فرم BPMS در بسیاری از مواقع شامل عرضه ساده است، زیرا برنامه در روز اول، راه اندازی و اجرا می شود. مقیاس پذیری نیز مطرح است، زیرا شما اشتراک خود را افزایش می دهید و زیرساخت خود را تغییر نمی دهید.
مزایای یک پلت فرم BPMS داخلی عمدتاً کنترل و امنیت است، زیرا داده ها در سیستم باقی می ماند و قرار گرفتن در معرض آن را محدود می کند. پیاده سازی و نگهداری این برنامه در محل، مستلزم سرمایه گذاری قابل توجهی در زیرساخت و کارکنان فناوری اطلاعات است.
تکامل BPM یا مدیریت فرآیند کسب و کار
در بررسی برنامه اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS باید اشاره کنیم که مدیریت فرآیند کسب و کار، یک سنت قدیمی تجاری است که بر بهبود طرز فکر مردم و مدیریت کسب و کار تمرکز دارد. مفهوم مدیریت فرآیند کسب و کار پس از انقلاب صنعتی مطرح شد. تکامل BPM را می توان به 4 موج یا مرحله تقسیم کرد.
اولین موج در دهه 1980 ایجاد شد. BPM مدرن، در دهه 1980 در نتیجه انقلاب کیفیت متولد شد. در مراحل اولیه، BPM بر تخصصی شدن نیروی کار، بهره وری کار و کاهش هزینه متمرکز شد. موج دوم در دهه 1990 با تمرکز بر مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار (BPR) آغاز شد. رویکرد BPR با اعمال نفوذ فناوری به بهبود فرآیند اهمیت داد.
موج سوم در دهه 2000 با تمرکز بر مدیریت فرآیندهای تجاری آغاز شد. موج چهارم (BPM فعلی) بر روی رقابت مبتنی بر فرآیند متمرکز بود که با برنامه اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS همراه بوده است. فرآیندها باید تابعی از استراتژی بوده و استراتژی باید تابعی از قابلیت فرآیند باشد. می توان گفت که این اصل، پشت موج چهارم بود.
اگر شما در سازمان خود هنوز هیچ سیستم مدیریتی راه اندازی نکرده اید پیشنهاد میکنیم در قدم اول پروژه BPM را اجرا نمائید چرا که BPM قلب پیاده سازی همه سیستمهای اطلاعاتی می باشد.
استراتژی BPM ، نوآوری، فرآیند
در طول سال ها ابزارهای جدید کسب و کار، متدولوژی‌های توسعه سازمان، پیشرفت های فناوری، استاندارد های انطباق و ابزارهای اندازه گیری عملکرد، چشم‌انداز BPM را به‌طور چشمگیری تغییر داده‌اند. در دهه 2000، اصطلاح جدید اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS توسط گارتنر ابداع شد تا به مجموعه وسیعی از نرم افزارهای کاربردی اشاره کند که توسط افراد یا ماشین ها برای دستیابی به اهداف تجاری به وضوح تعریف شده، انجام می شود.
ابزارهای BPM با محرک های بازار مانند نوآوری، سفارشی سازی، استراتژی کسب و کار مشتری محور و جهانی شدن تکامل یافته اند. پیشرفت های تکنولوژیکی امکان توسعه فرآیندهای مبتنی بر زمینه را فراهم کرده است. شیوه‌های BPM، فرآیندها را قادر می‌سازد تا در زمینه شناسایی شوند و نتایج فرآیند اندازه‌گیری، با استراتژی کلی کسب و کار هماهنگ شوند.
در سال های اخیر، تمرکز BPM و برنامه اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، به رویکرد مشتری محوری تغییر کرده است. فرآیندهای کسب و کار در حال حاضر بر ارائه تعامل برتر مشتری متمرکز شده است. اینکه چگونه می توان فرآیندها را تغییر داد تا امکان همکاری بهتر با مشتری فراهم شود؟
چگونه محصولات و خدمات را برای تجربه مشتری عالی نوآوری کرد؟ با توجه به اینکه اکثر کسب و کارها یک استراتژی تجاری مشتری محور می سازند، BPM رویکرد مشتری محوری را نیز اتخاذ کرده است.
ایجاد یک دلیل روشن برای تغییر فرآیندها
تحقیقات گارتنر اشاره می کند که فرآیندهای BPM نباید بر اساس مسائل درک شده و بر اساس حقایق ثابت راه اندازی شوند. تمرکز اولیه BPM باید بر روی بهبود فرآیندها باشد و صرفاً نقشه برداری آنها مطرح نباشد.یکی از چالش های اصلی در پذیرش نرم افزار اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، مقاومتی است که در مقابل تغییرات سازمانی وجود دارد.
اجرای موفقیت آمیز BPMS نیازمند پشتیبانی کامل در سطح سازمانی است. این به کسب و کارها کمک می کند تا در صورت شناخت ارزشی که به کسب و کار می افزاید، در مورد پیاده سازی BPMS تصمیم بگیرند. پیاده سازی نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار کمک می کند تا عملکردهای حیاتی تجاری را سریعتر و کارآمدتر اجرا کنید.
ضمن آنکه، خطای انسانی و تعصب را به حداقل می رسانید و می توانید هزینه های کلی را کاهش دهید. این برنامه اجازه می دهد تا تعامل با مشتری را بهبود بخشیده و افزایش رضایت کارکنان را فراهم کنید. همچنین بینش عمیق تری در مورد تنگناهای فرآیند را با اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ارائه دهید.
انواع مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار به سه دسته تقسیم می شود: BPM برای مستندسازی، BPM برای نیروی کار و BPM برای یکپارچه سازی که می توان آن ها را به شرح ذیل تشریح نمود.
BPM برای مستندسازی :
ماهیت معمولی کار در سازمان های خاص شامل حجم عظیمی از پردازش و ذخیره سازی اسناد است. بیمه ها و موسسات حقوقی نمونه هایی از این گونه سازمان ها هستند که روزانه با حجم عظیمی از اسناد سروکار دارند. BPM برای اسناد به مدیریت ناکارآمد اسناد، از زمان ایجاد تا ذخیره سازی کمک می کند.
BPM برای نیروی کار :
تاییدیه ها بخشی از هر کسب و کار هستند. BPM و اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، می تواند فرآیندهای تأیید را خودکار کند تا پرسنل کلیدی از این کار خلاص شوند. علاوه بر این، ردیابی وضعیت درخواست از طریق یک سیستم BPM بسیار ساده تر است.
BPM برای یکپارچه سازی :
مشاغلی که با توسعه نرم افزار سر و کار دارند چندین سیستم مانند HRMS، CRM و ERP را به عنوان بخشی از عملکردهای تجاری خود دارند. BPM را می توان به طور یکپارچه با این سیستم ها ادغام کرد.
اصول نرم افزار اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS
پیاده‌سازی نرم‌افزار اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، یک تصمیم تجاری مهم است که باید با تحقیقات عمیق و در نظر گرفتن منصفانه نیازهای تجاری پشتیبانی شود. روش BPM مستلزم مجموعه ای از اصول راهنما است که BPM خوب را تعریف می کند. در این جا 10 اصل راهنما برای مدل سازی یک BPM ایده آل برای کسب و کار آورده شده است :
اصل آگاهی از زمینه :
اطمینان حاصل کنید که BPMS با بافت سازمانی مطابقت دارد. BPMS باید به گونه ای طراحی شود که تنوع نیازهای کسب و کار را برآورده کند.
اصل تداوم :
BPM یک رویداد یکباره نیست، بلکه یک عمل دائمی و مستمر است. اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS باید به عنوان یک سفر مداوم یادگیری و بهبود در نظر گرفته شود.
اصل توانمندسازی :
BPMS برای توسعه قابلیت های تجاری اجرا می شود. افراد در سازمان باید توسط BPM توانمند شوند تا از فرآیندها و منابع برای نتایج بهتر استفاده کنند.
اصل کل نگری :
BPMS با رویکردی جامع طراحی شده است. تمرکز آن باید بر روی تصویر بزرگ باشد، نه بر روی ابتکارات فردی.
اصل نهادگرایی : اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS باید به طور محکم در ساختار سازمانی جا افتاده باشد. افراد باید در قبال نتیجه فرآیند مسئولیت پذیر باشند و سپس راه حل های BPM به آنها ارائه شود.
اصل مشارکت :
همه ذینفعان توسط BPMS درگیر هستند. افرادی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم در یک برنامه درگیر هستند باید توسط این برنامه گنجانده شوند.
اصل تفاهم مشترک :
BPM یک بینش مشترک ایجاد می کند. یک درک مشترک که شامل همه سهامداران می شود باید توسط اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ایجاد شود.
اصل هدف :
ایجاد ارزش استراتژیک هدف BPM است. تمام ابتکارات BPMS باید با استراتژی سازمانی هماهنگ باشد.
اصل سادگی :
BPMS مقرون به صرفه است. این باید ساده ترین و پربازده ترین راه را برای دستیابی به اهداف سازمانی تعیین کند.
اصل فناوری :
BPMS می تواند برای نتایج بهتر با فناوری ادغام شود. باید از فناوری موجود برای ارائه راه حل های بهینه استفاده کند.
تصمیم برای استفاده از نرم افزار اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، باید بر اساس اصول فوق اتخاذ شود تا بهترین نتیجه حاصل شود.
ضرورت نیاز به BPMS برای یک شرکت
فرآیندهای کسب و کار برای عملکرد روان یک شرکت بسیار مهم هستند. بدون آن، فعالیت های تجاری یا شاهد اجرای ضعیف خواهند بود. در راستای منافع رشد بلندمدت و چشم انداز شرکت، فرآیندهای کسب و کار باید مجموعه ای از وظایف خاص و قابل تکرار را برای ثبات و قابلیت اطمینان بهتر اعمال کنند.
یک نرم افزار BPMS را وارد کنید که قادر به انجام همه اینها باشد. با وجود یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار مشخص، سازمان شما نیازی به نگرانی در مورد اینکه آیا یک فرآیند خاص برای ساختار سازمانی شرکت شما مضر است را نخواهد داشت. بدین ترتیب، با اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، فرآیند کسب و کار شما با چشم انداز و هدف شرکت هماهنگی کامل دارد.