اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS به مجموعهای از فناوریها و روشها گفته میشود که از آنها برای بهبود و افزایش کارآیی فرایندهای سازمانی استفاده میشود. با استفاده از این فناوری، فرایندهای کسب و کار به صورت خودکار انجام میشوند و از نیاز به دخالت دستی کاربران کاسته میشود. اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS باعث کاهش هزینهها و زمان مورد نیاز برای اجرای فرایندها میشود و در نتیجه، بهبود کیفیت خدمات به مشتریان و افزایش تولیدی و درآمدی سازمان کمک میکند.
اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS با استفاده از یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، فرایندهای مختلف سازمان را به صورت یکپارچه و هماهنگ انجام میدهد. این سیستم با استفاده از قابلیتهای خودکارسازی، مانند پیشبینی و رصد، تصمیمگیریهای درست و به موقع را انجام میدهد. همچنین، با استفاده از این سیستم، میتوان به راحتی و به صورت دقیقی پیشرفت فرایندهای سازمان را مانیتور کرد و بهبودهای لازم را اعمال کرد.
در واقع، اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS به عنوان یک ابزار مهم برای بهبود عملکرد سازمان در نظر گرفته میشود. با استفاده از این فناوری، میتوان به راحتی و با کمترین هزینه، فرایندهای سازمان را هماهنگ و مدیریت کرد و در نتیجه، بهبود کارآیی و بهرهوری سازمان را به دست آورد. علاوه بر این، با اجرای اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS، میتوان به صورت مستمر از فرایندهای سازمان بهرهبرداری کرد و آنها را بهبود داد. به همین دلیل، این فناوری به عنوان یکی از اصلیترین ابزارهای مدیریتی در سازمانها به شمار میرود.
1. چگونه اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS به کاهش هزینهها و زمان مورد نیاز برای اجرای فرایندها کمک میکند؟
اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS، با بهرهگیری از فناوریهای جدید، مانند رباتیک و هوش مصنوعی، به کاهش هزینهها و زمان مورد نیاز برای اجرای فرایندهای کسب و کار کمک میکند. این فرایند اتوماتیک، امکان مانیتورینگ و پیگیری دقیق فعالیتهای کسب و کار را فراهم میکند و از مدیریت بهتر و بهینهتر فرایندها کمک میکند. با اجرای اتوماسیون فرایندهای کسب و کار، هزینههای نیروی انسانی و زمان مورد نیاز برای اجرای فرایندها به شدت کاهش مییابد و کارآیی و بهرهوری کسب و کار بهبود مییابد. به عبارت دیگر، با استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS، کسب و کارها به سرعت و به صورت هوشمندانهتر اجرا میشوند و بهبود مستمر در عملکرد و مدیریت فرایندها حاصل میشود.
2. چگونه سیستم مدیریت فرایند کسب و کار با استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS فرایندهای مختلف سازمان را به صورت یکپارچه و هماهنگ انجام میدهد؟
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار با استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS، قابلیت اجرای فرایندهای مختلف سازمان را به صورت یکپارچه و هماهنگ فراهم میکند. با استفاده از این سیستم، میتوان فرایندهای مختلف سازمان را به صورت اتوماتیک و با نظارت و کنترل مدیریتی انجام داد. این سیستم قابلیت هماهنگی با نرمافزارهای مختلف را دارد و به راحتی با سایر سیستمهای سازمان متصل میشود. با بهرهگیری از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS، میتوان بهبود کیفیت و کارایی فرایندهای سازمان را افزایش داد و همچنین زمان و هزینههای مربوط به اجرای فرایندها را کاهش داد.
3. چه قابلیتهای خودکارسازی در اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS وجود دارد؟
اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS از قابلیتهای خودکارسازی بسیاری برخوردار است. این قابلیتها شامل ایجاد و مدیریت فرایندهای کاری، تخصیص وظایف به صورت اتوماتیک، اعلام وضعیت پیشرفت فرآیند به صورت لحظهای، تولید گزارشات و تحلیل دادهها، ارسال اعلانهای خودکار و ایجاد جریان کاری مستقیم بین اعضای تیم و دپارتمانهای مختلف، به منظور بهبود کارایی و افزایش بهرهوری در سازمان میباشد. به کمک این قابلیتها، فرآیندهای کسب و کار از طریق گردش کارهای خودکار به طور موثری بهبود و به سرعت به اهداف مورد نظر دستیابی میکنند.
4. چگونه اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS به بهبود کارآیی و بهرهوری سازمان کمک میکند؟
اتوماسیون فرایند کسب و کار با استفاده از BPMS (Business Process Management System)، به سازمانها در بهبود کارآیی و بهرهوری کمک میکند. با به کارگیری این سیستم، فرایندهای کسب و کار به صورت خودکار انجام میشوند و نیاز به دخالت دستی کاربران کاهش مییابد. این باعث میشود که زمان و هزینههای مربوط به فرایندها کاهش یابد و کارآیی سازمان افزایش یابد. همچنین، BPMS به ارتقای انعطافپذیری سازمان کمک میکند و امکان تغییر و بهبود فرایندها را فراهم میسازد. در نتیجه، استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار با BPMS، به بهبود کسب و کار و افزایش سودآوری سازمان کمک میکند.
5. چرا اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS به عنوان یکی از اصلیترین ابزارهای مدیریتی در سازمانها به شمار میرود؟
اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS به عنوان یکی از اصلیترین ابزارهای مدیریتی در سازمانها به شمار میرود زیرا این ابزار امکان بهینهسازی فرایندها، کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و کیفیت خدمات، افزایش سرعت عملکرد و بهبود قابلتوجه در پاسخگویی به نیازهای مشتریان را فراهم میکند. با استفاده از BPMS، فرایندهای بسیاری از انتظارات مشتریان را در زمینه تحویل سریع، کیفیت بالا و هزینه کاهش یافته، برآورده میکند. این ابزار قابلیت هماهنگی با سایر سیستمهای اطلاعاتی سازمان را نیز داراست که باعث بهبود اطلاعاتی و افزایش تصمیمگیریهای دقیقتر میشود. به همین دلیل، BPMS به عنوان یکی از اصلیترین ابزارهای مدیریتی در سازمانها شناخته میشود.
ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار از تحول سازمانی با هماهنگی، خودکارسازی و نظارت بر فرآیندهای تجاری سرتاسر پشتیبانی میکنند. این راهنمای بازار به برنامهها و رهبران مهندسی نرمافزار کمک میکند تا ویژگیهای کلیدی، عملکرد، موارد استفاده، روندها و فروشندگان اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMSرا درک کنند.
شرکت ها در انتخاب یک ابزار اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS مناسب به دلیل تعداد زیادی از فروشندگان فعال در این بازار، با ارائه قابلیت های قابل مقایسه برای پشتیبانی از موارد استفاده مختلف در میان اتوماسیون گردش کار ساده، اتوماسیون فرآیندهای تجاری پیچیده و مدیریت پرونده، با مشکل مواجه هستند.
تیمهای ادغام سازمانی به طور فزایندهای فنآوران کسبوکار را برای کاهش زمان استقرار، دموکراسیسازی ابتکارات بهبود فرآیند و تأثیرگذاری بر تصمیمگیریها پیرامون انتخاب ابزارهای اتوماسیون فرآیند، درگیر میکنند.
فروشندگان اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS ، پیشنهادات اصلی خود را با به دست آوردن یا ایجاد قابلیت های مجاور مانند توسعه برنامه های کاربردی با کد پایین، فرآیند کاوی، استخراج وظایف، مدیریت اسناد، هوش مصنوعی/یادگیری ماشین و تجزیه و تحلیل فرآیند افزایش داده اند. این امر انتخاب فروشنده مناسب را برای کاربران نهایی دشوار می کند.
مشاوره اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS
به عنوان یک مشاور پیاده سازی BPMS و یا مدیر فناوری اطلاعات که مسئول اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS هستید، باید:
با استفاده از طبقه بندی دقیق و نگاشت قابلیت فروشندگان که در این راهنمای بازار در مورد استفاده از اتوماسیون شما توضیح داده شده است، یک اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS را انتخاب کنید.
فهرست کوتاهی از اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS تهیه کنید.
با ارزیابی نیازهای فنآوران کسبوکار، توسعهدهندگان حرفهای و شهروند فنآور در حین کار مشترک بر روی طرحهای اتوماسیون. بر ایجاد یک چارچوب حاکمیتی قوی برای مقیاس و به حداکثر رساندن بازگشت سرمایه گذاری تمرکز کنید.
با ارزیابی مدل مجوز و دامنه استفاده از هر دو دیدگاه تاکتیکی و استراتژیک، تعیین کنید که آیا از قابلیت های اتوماسیون داخلی در مقابل متخصص مجاور (مانند ارائه دهنده هویت، استخراج فرآیند، اتوماسیون فرآیند رباتیک، و غیره) استفاده کنید.
فرضیه برنامه ریزی استراتژیک
تا سال 2025، سازمانهایی که فرآیندهای کسبوکار حیاتی مشتری را با انعطافناپذیری اجرا میکنند، به دلیل تجربیات بد مشتری، بیش از 10 درصد از سهم بازار را از دست خواهند داد.
تعریف بازار اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS
گارتنر ابزارهای اتوماسیون فرایندهای کسب و کار را نرم افزاری تعریف می کند که برای مدل سازی، هماهنگی و اجرای فرآیندهای تجاری پیچیده طولانی مدت و گردش کار ساده تجاری استفاده می شود که امکان اجرای سریع تر و کاهش تلاش دستی و نرخ خطا را فراهم می کند.
اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS
خودکارسازی، هماهنگسازی و نظارت بر فرآیندهای کسبوکار نهایی برای ایجاد یک تجربه یکپارچه برای ذینفعان همچنان برای شرکتها چالش برانگیز است. بسیاری از شرکتها استراتژیهای اتوماسیون تاکتیکی را اتخاذ کردهاند که یا بر اتوماسیون کار متمرکز هستند یا در ابزارهای مختلف تقسیم میشوند.
از این رو، تعیین مزایای تجاری ابتکارات اتوماسیون و اجرای استراتژی اتوماسیون فرآیندهای تجاری چالش برانگیز می شود. ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار با ارائه قابلیتهایی برای نقشهبرداری، اجرا و هماهنگسازی افراد، برنامهها و فناوریهای اتوماسیون مورد نیاز برای اجرای فرآیندهای کسبوکار سرتاسر، به مدیریت چرخه زندگی کامل یک ابتکار اتوماسیون فرآیند تجاری کمک میکند.
اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS تا حد زیادی از سه مورد استفاده زیر پشتیبانی می کنند:
اتوماسیون ساده گردش کار – اینها مجموعه ای از وظایف هستند که به منظور تکمیل یک هدف تجاری آغاز می شوند. چرخه عمر چنین گردش کاری کوتاه است. شامل تعداد محدودی از بازیگران و سیستم هایی است که همگی حول یک نتیجه کسب و کار متمرکز هستند.
اتوماسیون فرآیندهای تجاری پیچیده – این ها فرآیندهای طولانی مدتی هستند که از شما می خواهند در حالی که منتظر تکمیل یک کار ناهمزمان طولانی مدت هستید، وضعیت خود را حفظ کنید. این فرآیندها از مرزهای سازمانی عبور می کنند و کار طیف گسترده ای از سیستم های فناوری اطلاعات و وظایف انسانی را یکپارچه می کنند.
مدیریت پرونده – هر مورد یک موقعیت منحصر به فرد است که شامل تعاملات پیچیده بین محتوا، افراد، تجارت، برنامه های کاربردی و سیاست های نظارتی برای دستیابی به یک نتیجه بهینه است. مدیریت پرونده نمونه بارز یک سبک فرآیند بدون ساختار است که در آن استثنا یک هنجار است.
باید از یک یا چند مورد استفاده مندرج در جدول 1 پشتیبانی کند.
جدول 1: موارد استفاده
ویژگی ها اتوماسیون
گردش کار ساده
مدیریت پرونده اتوماسیون
فرآیند تجاری پیچیده
محدوده محدود به یک کارکرد تجاری
ادغام کم
متوسط به زیاد
متوسط به زیاد
پیچیدگی تصمیم
قوانین کم
متوسط تا زیاد
زیاد
حجم نمونه های فرآیند
کم تا متوسط
متوسط تا زیاد
متوسط به زیاد
مدیریت وظایف
کم تا متوسط
متوسط زیاد
زیاد
رسیدگی به اسناد
کم
متوسط
زیاد
تنوع
کم
متوسط تا زیاد
زیاد
تعداد فرآیندهای فرعی
کم
متوسط تا زیاد
زیاد
جهت گیری بازار اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS
اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS همیشه یکی از ستون های کلیدی ابتکارات تحول دیجیتال بوده است. با این حال، نیاز روزافزون به راهحلهای دیجیتال و تغییرات سریع در محیطهای عملیاتی (به دلیل رویدادهایی مانند همهگیری ویروس کرونا، برگزیت و رقابت از سوی استارتآپهای جدید و با بودجه خوب) فوریت جدیدی را برای دیجیتالی شدن ایجاد کرده است. شرکت ها به دنبال تغییر تجربیات مشتری، خودکارسازی فرآیندهای خود و بهینه سازی هزینه ها هستند.
این منجر به افزایش سرمایه گذاری در طرح های ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار شده است. در 1 اچ بیست و یک، تعداد درخواستهای مشتری گارتنر در رابطه با ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار تقریباً دو برابر شد. از آنجایی که بازار مجموعه های هوشمند مدیریت فرآیند کسب و کار به بلوغ رسیده است، مشتریان به دنبال راه حل های اتوماسیون جایگزین شده اند.
این منجر به ظهور ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار شده است که بر اجرای تاکتیکی فرآیندها برای موارد استفاده ساده و پیچیده در سیستمها، رابط برنامه نویسی کاربردی ها و افراد تمرکز میکنند. ما شاهد دورهای جدید تأمین مالی، فهرستبندیهای عمومی، ادغام، و فشارهای تهاجمی برای به دست آوردن هوش مصنوعی ام ال، فرآیند استخراج، توسعه شهروندی و قابلیتهای تحلیلی پیشرفته هستیم. روندهای کلیدی موثر بر این بازار عبارتند از:
اتوماسیون کسبوکار محور: تلاشهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS در شرکتها بهطور فزایندهای بیشتر به سمت کسبوکار هدایت میشوند تا فناوری اطلاعات در نتیجه، شرکت ها علاقه بیشتری به سرمایه گذاری در فناوری هایی پیدا کرده اند که کاربران تجاری را قادر می سازد:
به طور شهودی نقشه/مدل فرآیندهای کسب و کار را مشاهده کنید
فرصت های اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS را شناسایی کنید
به سرعت گردش کار خودکار مخصوص واحد تجاری را مستقر کنید
در پاسخ، فروشندگان قابلیتهای تجزیه و تحلیل ارزش فرآیند/وظیفه و اتوماسیون را اضافه کردهاند. این همچنین منجر به افزایش تعداد خریدها و فعالیت های سرمایه گذاری در فضای فرآیند استخراج شده است.
ظهور تیم های پيوستگي: علاوه بر همسویی نزدیک تلاش های اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS با نتایج تجاری، تیم های پيوسته به طور فزاینده ای وظیفه دارند تا فعالیت های اتوماسیون را ارائه دهند. تیمهای پيوستگي، تیمهای تجاری دیجیتال چند رشتهای هستند که از دادهها و فناوری برای دستیابی به نتایج تجاری استفاده میکنند.
فنآوران کسبوکار، فنآوران شهروند، کاربران تجاری و مهندسان نرمافزار نقشهای مشترکی هستند که در تیمهای پيوستگي مشاهده میشوند. نظرسنجی هایپراتوماسیون گارتنر در سال 2021 (به یادداشت 3 مراجعه کنید) نشان داد که 55 درصد از فناوران کسب و کار بر روی چهار یا بیشتر ابتکارات اتوماسیون متمایز کار می کنند.
سازندگان بصریاتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS کم کد برای رابط کاربری، پردازش یا داده، اتوماسیون فرآیند رباتیک و قابلیتهای پیشرفته هوش مصنوعی مانند تجزیه و تحلیل احساسات، تجزیه و تحلیل متن و پردازش هوشمند اسناد به کاربرانی که مهارتهای فنی کمتری دارند کمک میکنند تا به سرعت فعالیتهای اتوماسیون را انجام دهند. در راستای این روند، بسیاری از فروشندگان استراتژی محصولات و بازار خود را تغییر داده اند تا بر روی همجوشی در حمایت از ابتکارات اتوماسیون تمرکز کنند .
گسترش قابلیت های اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS
فروشندگان نرمافزار به عنوان یک سرویس، برنامه های کاربردی تجاری بسته بندی شده و توسعه برنامه های کاربردی با کد پایین سرمایه گذاری های قابل توجهی را برای بهبود مستمر قابلیت های اتوماسیون فرآیند خود انجام می دهند.
به طور مشابه، فروشندگان اتوماسیون فرآیند رباتیک، فرآیند کاوی و مدیریت محتوای سازمانی در حال تلاش برای بهبود قابلیت های یکپارچه سازی خود هستند. همه اینها انتخاب فناوری اتوماسیون فرآیند مناسب و فروشندگان را برای متمایز کردن خود دشوار کرده است. همچنین، بسیاری از فروشندگان جدید با هدف پاسخگویی به نیازهای روزافزون ابتکارات اتوماسیون فرآیند وارد بازار شده اند.
تحلیل بازار اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPMS
برای مطابقت با تعریف گارتنر از ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار، محصول باید از قابلیت های ذکر شده در جدول 2 پشتیبانی کند. لطفاً توجه داشته باشید که همه این قابلیتها ممکن است در یک ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار وجود نداشته باشند. بنابراین، ما انواع فروشنده را در بازار تفکیک کرده و آنها را بر اساس قابلیت هایی که در شکل 1 فهرست شده است ترسیم کرده ایم.
ترکیب پذیری: به دلیل پیچیدگی، عدم چابکی و جدول زمانی طولانی استقرار ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار، بسیاری از شرکت ها از یک رویکرد ترکیبی برای اتوماسیون فرآیند استفاده می کنند.
آنها در تلاشند تا قابلیت های اتوماسیون را به عنوان اجزایی بسازند که می توانند در چندین فرآیند مورد استفاده مجدد قرار گیرند، سریعتر مستقر شوند و به راحتی تغییر کنند. در پاسخ به این روند، فروشندگان به طور فزاینده ای قابلیت هایی را برای ایجاد امکان توسعه اجزای قابل استفاده مجدد که می توانند برای ساخت سریع راه حل های جدید ترکیب شوند، اضافه می کنند.
جدول 2: قابلیت های یک ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار
قابلیت مدلسازی فرآیند یک ابزار
ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار
برای توانمندسازی شرکتها برای مدلسازی فرآیندهای تجاری ساده و پیچیده خود.
قابلیت هماهنگ سازی فرآیند یک ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار
برای هماهنگ کردن فرآیند پیچیده ای که شامل چندین ذینفع از جمله انسان ها، برنامه ها و ماشین ها می شود.
قابلیت اتوماسیون تصمیم یک ابزار ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار
برای تعریف قوانین تجاری، توصیه ها یا موتورهای اتوماسیون تصمیم گیری، که راهنمایی برای اتخاذ تصمیمات عملیاتی انسانی یا خودکار مطابق دستورالعمل های تجاری یا بیانیه های خط مشی ارائه می دهد.
قابلیت یکپارچه سازی ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار
برای ادغام با چشم انداز برنامه های سازمانی. اینها ممکن است کانکتورهایی برای برنامه های کاربردی با نام تجاری، مانند سی آر ام، برنامه ریزی منابع سازمانی
، و غیره یا کانکتورهای سفارشی برای برنامه های شخصی سازی شده داخلی باشند.
هوش مستمر هوش مستمر یک الگوی طراحی است که در آن تجزیه و تحلیل بلادرنگ در یک عملیات تجاری ادغام می شود و داده های فعلی و تاریخی را پردازش می کند تا اقداماتی را در پاسخ به لحظات تجاری و سایر رویدادها تجویز کند.
اتوماسیون تصمیم گیری یا پشتیبانی تصمیم را فراهم می کند.
همکاری و قابلیت مدیریت وظایف ابزار
ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار
برای فعال کردن ذینفعان فرآیند برای همکاری با سایر سهامداران در حمایت از دستیابی به نتایج مطلوب تجاری.
همکاری بین ذینفعان فرآیند ممکن است از طریق روشهای مختلفی تسهیل شود، از جمله رویدادهای محتوای خاص مربوط به حاشیهنویسی، ویرایش یا ایجاد. چت بلادرنگ؛ اسناد نمونه پرونده یا فرآیند؛ مرور جلسات؛ یا ادغام با خدمات تلفن و چت تصویری.
قابلیت حمل و نقل و جابجایی اسناد کاغذی برای ورود و اسکن داده ها